Pasos efectivos de la comunicación

La comunicación es de vital importancia en los negocios, permite a los gerentes establecer confianza y es vital para las funciones centrales de un negocio. En las últimas décadas, los estilos de gestión han pasado de ordenar a las personas a la gestión participativa, donde la comunicación se utiliza para motivar y capacitar a los empleados. La necesidad de una comunicación clara también ha crecido a medida que la globalización ha aumentado, y la capacidad de comunicarse de manera efectiva a través de las culturas es vital para el éxito en muchas empresas.

Establecer confianza

Según el experto en comunicación Evan Carmichael, la confianza es esencial para una buena comunicación. Carmichael sugiere que la desconfianza puede venir cuando una persona no sabe lo que la otra está pensando. Por lo tanto, una forma de establecer la confianza es ser franco y conciso al expresar exactamente lo que quiere y no tener miedo de hablar sobre el fracaso o los problemas a los que se enfrenta la organización. Decir la verdad genera confianza. Otra forma de establecer confianza es hacer preguntas sobre los desafíos que enfrentan los clientes y los empleados.

Escucha activamente

La escucha activa implica mostrarle a la otra persona que realmente entiendes lo que está diciendo. En la escucha activa, se enfoca en la persona o las personas que está escuchando y demuestra que entiende al replantear sus puntos clave con sus propias palabras. Escuchar también es más fácil si elimina las distracciones durante las conversaciones: trate de no mirar el correo electrónico, mire a su alrededor constantemente o conteste el teléfono mientras escucha. Esto hace que la otra persona sienta que lo que tiene que decir es importante y que tiene toda su atención.

Realimentación

La buena comunicación se basa en dar y recibir retroalimentación. Sarah Fenson, en una "inc." artículo, sugiere evitar la confrontación al dar retroalimentación al proporcionar ejemplos específicos de aquello con lo que no está satisfecho e incluir siempre comentarios positivos. También es importante pedir comentarios de otros. Pregunte a los clientes y empleados por sus comentarios sobre cómo va el trabajo. Puede utilizar conversaciones diarias informales, encuestas o reuniones de fin de proyecto.

Ser receptivo

En lugar de reaccionar emocionalmente a un comentario o situación, Alyssa Gregory, propietaria de una pequeña empresa y experta en comunicaciones, sugiere que es crucial mantener la calma y actuar profesionalmente. También enfatiza la importancia de responder a las críticas o problemas rápidamente para evitar que un incidente menor se convierta en una crisis más grande. Al mantener la calma, será más eficaz en su comunicación y será capaz de analizar los problemas con mayor claridad.

Invitar a la participación

Al permitir que los empleados contribuyan a la toma de decisiones, mejora el flujo de información, empodera a los empleados y puede conducir a una mejor comunicación y un mejor rendimiento. Ray Beavers, gerente general / director ejecutivo de United Cooperative Services en Cleburne, Texas, ha ganado premios por sus habilidades de comunicación al involucrar a los empleados en la planificación en todos los niveles del negocio. También creó un vicepresidente de comunicación y brinda a sus empleados capacitación en comunicaciones. Otras formas de fomentar la participación incluyen reuniones informativas regulares o memorandos, y un muro de notas donde los empleados y gerentes pueden publicar ideas.

Escribe bien

Expertos como Gregory enfatizan la capacidad de escribir bien como un requisito previo para una comunicación efectiva. No puede promover sus ideas o negocios si no puede escribir de manera clara y concisa. Una encuesta realizada en el año 2005 a 120 directores de recursos humanos por The National Commission on Writing encontró que las personas que no pueden escribir claramente tienen menos probabilidades de ser contratadas o consideradas para la promoción que aquellas que pueden escribir bien. Al igual que otras habilidades, la buena escritura requiere práctica y entrenamiento. Si este no es su fuerte, considere tomar un curso por escrito o trabajar con un colega para perfeccionar sus habilidades.