Soluciones económicas de copia de fax para una oficina de negocios pequeños

Las máquinas de copia y fax pueden ser un gasto significativo, ya que algunas máquinas de alta calidad cuestan decenas de miles de dólares. Sin embargo, hacer copias y enviar faxes también puede ser una parte importante de su negocio para todo, desde registros y facturas hasta correos y contactos de proveedores. Ante la necesidad de equipos de fax y copia y el alto costo de los dispositivos, las pequeñas empresas pueden considerar varias otras opciones económicas para sus necesidades de copia y fax.

Arrendamiento de fax y fotocopiadoras.

Muchas empresas pequeñas prefieren arrendar equipo de oficina costoso para reducir el costo inicial de hacer una compra tan grande. Dependiendo del contrato de servicio, el arrendamiento puede ayudarlo a evitar los gastos de reparación de sus máquinas de copia o fax cuando surjan problemas. Esta es una ventaja especialmente valiosa en el caso de las máquinas copiadoras que, debido a la tensión mecánica de tantas partes móviles sensibles, son propensas a fallas de funcionamiento. Algunas compañías de alquiler de equipos de oficina también ofrecen a sus clientes descuentos en accesorios o artículos tales como cartuchos de tóner.

Razones para comprar directamente

Aunque el arrendamiento proporciona estabilidad financiera a través de pagos mensuales fijos, puede ser una opción más costosa con el tiempo para ciertas pequeñas empresas. Las empresas que no utilizan equipos de fax y copia a menudo o lo suficientemente intensamente como para correr el riesgo de daños importantes o que consumen mucho tóner pueden encontrar más conveniente comprar directamente un sistema básico. Para pequeñas empresas con un presupuesto ajustado, diferentes opciones de financiamiento pueden reducir los costos iniciales y algunos equipos usados ​​con grandes descuentos pueden estar disponibles en otras empresas locales.

Soluciones de flujo de trabajo

Las máquinas de fax y copia más baratas son aquellas que usted no compra. Antes de apresurarse a comprar o arrendar una máquina, asegúrese de que la necesite y no pueda reemplazar sus funciones con otros equipos y procesos. Enviar facturas en PDF y comunicarse con sus clientes y proveedores de manera digital, por ejemplo, puede eliminar completamente la necesidad de una máquina de fax. Un escáner relativamente económico también puede ayudarlo a hacer copias digitales de documentos, permitiendo que una impresora reemplace el rol de una máquina de copias. Considere cuidadosamente los costos y beneficios de estas opciones, calculando el costo de impresión por página en comparación con la copia, que varía ampliamente según su equipo, para determinar la mejor opción para su pequeña empresa.

Servicios de fax por internet

En el caso de las máquinas de fax, un servicio de fax por Internet puede ser una opción conveniente y económica para ciertas pequeñas empresas. Los operadores como FaxZero, Nextiva, MyFax y eFax le brindan una cuenta y un número de fax para recibir los faxes, pero usted recibe los faxes en formato de documento digital. También puede enviar documentos digitales que se imprimirán desde una máquina de fax en el extremo receptor. Estos servicios lo ayudan a evitar el gasto de comprar una máquina de fax y suministros. Los planes de servicio básico varían de $ 14 a $ 20 por mes.