Documentos para ahorrar para impuestos de pequeñas empresas

La temporada de impuestos llega una vez al año, pero los operadores de pequeñas empresas saben que la administración efectiva de impuestos es un trabajo de todo el año. Los impuestos estatales y federales deben pagarse en forma trimestral, los aranceles por licencias se deben pagar a su vencimiento, y cada transacción debe registrarse y rastrearse en consecuencia. Una gran cantidad de documentación en papel y en papel pasa a través del negocio a diario, documentos que deben guardarse para cuando llegue el momento de presentar esos impuestos comerciales tan importantes.

Recibos de negocios

Si su empresa vende productos, deberá realizar un seguimiento de los recibos de negocios, incluidas las devoluciones y las asignaciones para determinar sus recibos netos. Ese total se reducirá por el costo de los bienes vendidos, que es su ganancia bruta. Consulte la Publicación No. 334 del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para obtener orientación.

Registros de compra

Sus registros de compra son artículos comprados y revendidos a sus clientes. Para el fabricante o productor, esto incluye el costo de las piezas compradas o los materiales relacionados utilizados para la fabricación en productos terminados. La documentación relacionada debe reflejar lo que pagó por estas compras.

Gastos generales

Además de los gastos de compra, deben mantenerse los gastos generales para llevar a cabo su negocio. Esa documentación, que incluye cheques cancelados, cintas de caja registradora, estados contables, comprobantes de tarjetas de crédito, caja chica y facturas, debe reflejar un gasto comercial real. Al escribir para la Universidad Estatal de Ohio, Cheryle Jones Syracuse afirma que hay cinco elementos de un buen sistema de registro: una cuenta de cheques comercial, que realiza todos los pagos con cheque, que utiliza pequeños gastos para pequeños gastos, deposita recibos a menudo y ofrece documentación de respaldo para sus entradas. .

Gastos de viaje

El IRS permite la deducción de los gastos de viaje, incluidos los viajes en autobús, tren, avión o automóvil entre su hogar y el destino de su negocio. Los viajes en taxi desde el aeropuerto a su hotel o desde su hotel a su lugar de trabajo son deducibles de impuestos. Otras deducciones que puede reclamar incluyen alojamiento y comidas, llamadas de negocios durante su viaje de negocios, consejos relacionados, equipaje y envío, y lavandería y limpieza en seco. Consulte la Publicación No. 463 del IRS para obtener más información.

Activos Comerciales

La propiedad que posee y utiliza en su negocio comprende los activos de su empresa. El mantenimiento de registros que refleje la depreciación anual de estos activos y la ganancia o pérdida en la venta de un activo debe mantenerse. Deberá mostrar cuándo y cómo se compró un activo, cuánto pagó por el artículo, el costo de las mejoras, las deducciones realizadas por depreciación o pérdida, cómo se usó el activo y los detalles de venta, incluidos cuándo y cómo lo vendió. El precio de venta y los gastos relacionados con la venta deben mantenerse. MSN Money Central les recuerda a los dueños de negocios que "... los suministros de oficina, las herramientas de mano pequeñas y los suministros generales no son activos comerciales, y usted los deduce como gastos comerciales por el año en que los compra".

Registros de empleo

Los registros de impuestos de empleo deben mantenerse y mantenerse durante al menos cuatro años. Las empresas deben tener un registro del número de identificación de su empleador, los montos y las fechas de todos los pagos de salarios, anualidades y pensiones, consejos informados, formularios W-2, fechas de empleo. Consulte el documento web del IRS Registro de impuestos sobre el empleo para obtener información detallada.