La política de retención y destrucción de documentos para organizaciones sin fines de lucro

Una política integral de retención y destrucción de documentos es más que una práctica comercial sólida. También es vital para garantizar que su negocio sin fines de lucro cumpla plenamente con las leyes y recomendaciones federales y estatales, lo que para algunas organizaciones sin fines de lucro es una perspectiva confusa. Las incertidumbres con respecto a los requisitos de políticas existen porque las leyes estatales varían, el Servicio de Impuestos Internos recomienda, pero no llega a exigir a una empresa sin fines de lucro que aborde la retención de documentos, y la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 se dirige específicamente a organizaciones sin fines de lucro en solo dos de sus numerosas cláusulas.

Ley 110 de Sarbanes-Oxley

La sección 1102 de la Ley Sarbanes-Oxley prohíbe específicamente la destrucción de documentos que están o pueden estar sujetos a revisión en una investigación oficial. Sin embargo, no incluye detalles relacionados con los documentos o los horarios de retención. La mejor idea es consultar con un abogado sin fines de lucro antes de redactar su política de retención y destrucción de documentos. Además de proporcionarle información relacionada con la Ley Sarbanes-Oxley, un abogado puede proporcionarle información relacionada con las leyes que se apliquen en su estado.

Acerca de la retención de documentos

Las directivas de políticas deben referirse tanto a las copias impresas de los documentos como a la información, incluidos los correos electrónicos, almacenados electrónicamente. Los períodos de retención, que generalmente van desde tres años hasta la retención permanente, dependen en gran medida del tipo y la importancia de la información almacenada en un documento. Por ejemplo, los programas de retención para correspondencia general, registros de voluntarios, solicitudes de empleo y órdenes de compra generalmente no tienen más de cuatro años. Los registros contables, los estados de cuenta bancarios, las facturas y los documentos de donación generalmente deben conservarse durante 10 años. Los Artículos de Incorporación, los documentos de seguro y los documentos fiscales deben conservarse permanentemente.

Disposición de registros comerciales

Un aspecto confuso de cumplir con las leyes y recomendaciones es que, si bien hay una gran cantidad de información relacionada con la retención de documentos, hay mucha menos información relacionada con la destrucción de documentos. En su lugar, confíe e incluya pautas como las que proporciona el Departamento de Salud y Servicios Humanos para la eliminación de la información de salud protegida. Por ejemplo, incluya directivas que indiquen que no solo las copias impresas de los documentos deben ser esencialmente ilegibles, indescifrables e imposibles de reconstruir antes de su eliminación, sino que los contenedores de basura y los contenedores de reciclaje deben ubicarse en áreas inaccesibles para el público. Otra opción es contratar a un proveedor de eliminación. Las directivas para la eliminación de información almacenada electrónicamente pueden incluir sobrescribir o purgar datos utilizando un software especializado o destruir los medios en los que se almacenan los datos.

Creación de una política de retención y destrucción de documentos

Una política integral comienza identificando el propósito, los objetivos y las metas de la política. Una sección de definiciones identifica claramente los tipos de documentos a los que pertenece la política y define términos comunes como "documento", "triturar" y "eliminar". A continuación, las secciones adicionales establecen las expectativas de etiquetado y almacenamiento de documentos y proporcionan un calendario e instrucciones para Revisando y destruyendo información antigua. Una sección final aborda y describe los procedimientos para tratar los borradores de documentos. La mayoría también resume la información de políticas al incluir una tabla en la que los empleados pueden consultar para obtener más información.