Diferentes maneras de archivar documentos en un archivador

El acceso rápido a sus importantes registros comerciales aumenta la productividad y también puede ayudarlo a sobrevivir a una auditoría fiscal. Dos de las consideraciones más importantes para diseñar un sistema de archivador para documentos son sus necesidades de información diarias y de largo plazo. Sin embargo, su sistema de archivo de documentos no debe ser tan complicado que nadie, si su oficina lo puede usar correctamente.

Sistema de archivo alfabético

Archivar sus documentos alfabéticamente es un sistema simple y probado en el tiempo. El nombre de cada carpeta de archivos corresponde al nombre de cada documento. Muchas empresas utilizan carpetas de archivos colgantes con pestañas o divisores robustos de cajones de archivos preimpresos para separar las carpetas debajo de cada encabezado alfabético. Un inconveniente de un sistema alfabético es que a menudo es necesario tener un índice para realizar un seguimiento de una gran cantidad de documentos.

Sistema de archivo de categoría

Use las divisiones y funciones de su negocio como la base para un sistema de archivo de categorías. Considere comenzar con cuatro o cinco funciones principales, como personal, finanzas, administración, mercadeo y datos de clientes. Con un sistema categórico, puede incluir subtemas, como el personal actual y el personal inactivo. Puede subdividir su categoría de finanzas en gastos e ingresos, o cuentas por cobrar y pagos.

Sistema de archivo basado en la fecha

La presentación de sus documentos por fecha le permite encontrar información creada en un momento específico. Las secciones de archivos anuales son la base de un sistema de archivo basado en fechas, y cada mes del año es una subsección de este sistema. Con este método, las empresas generalmente mantienen los archivos más nuevos al frente tanto de la sección anual como de las secciones mensuales. Cuando use este sistema, debe establecer un sistema para rastrear qué documentos corresponden a qué mes y año.

Sistema de archivo numérico

Las empresas que generan principalmente documentos numerados, como las facturas, a menudo crean un sistema de archivo numérico que almacena archivos utilizando los números de documento asignados. Con este sistema de archivos, un elemento crucial es etiquetar cada cajón del gabinete de archivos con la secuencia de números que contiene. Este sistema también puede requerir un índice para un acceso rápido.

Combinando múltiples sistemas de archivo

Los inconvenientes comunes del simple sistema de archivo alfabético, cronológico o categórico podrían dificultar la recuperación de sus documentos. Para lograr la eficiencia deseada, las empresas a menudo combinan elementos de dos o más sistemas de archivo. Puede mejorar un sistema categórico creando subsecciones alfabéticas o de fecha. Los subtemas o categorías que se ajustan a las funciones principales de su negocio podrían mejorar la eficiencia de un sistema de archivo cronológico.

Cosas para considerar

Independientemente del sistema que implemente, considere la posibilidad de crear un área de documentos archivados para separar los documentos actuales y de uso frecuente de aquellos a los que está reservando para referencia. Para la seguridad empresarial y la recuperación ante desastres, es posible que también desee guardar los originales de importantes documentos legales, contractuales e impositivos en un lugar seguro de almacenamiento externo. Para facilitar la referencia rápida, escanee estos documentos. Restrinja el acceso no autorizado a sus versiones digitales con contraseñas y cifrado.