Desafíos en la gestión de registros vitales en las organizaciones

Muchas organizaciones invierten una gran cantidad de tiempo y dinero en la creación, actualización y administración de archivos y registros vitales. En muchos casos, los problemas de cumplimiento exigen que estos registros se conserven por lo menos durante siete años, con algunos documentos retenidos durante toda la vida de la organización. Los desafíos que enfrentan las organizaciones con respecto a la gestión de documentos pueden ser sustanciales.

Costo

Retener archivos de papel es una propuesta costosa. Cuando una compañía toma en cuenta el costo de archivar los materiales, los salarios de los empleados de archivo y los gastos de bienes raíces asociados con el almacenamiento de archivos, el verdadero costo de mantener la documentación puede ser exorbitante. Según PricewaterhouseCoopers, la organización promedio gasta alrededor de $ 20 en mano de obra para presentar cada documento en papel, aproximadamente $ 120 en mano de obra en busca de cada documento archivado incorrectamente y $ 220 en la recreación de un documento. Agregue el hecho de que el 80 por ciento de los documentos nunca se retiran una vez que se archivan, y el gasto se vuelve difícil de defender.

Documentos perdidos

El costo de mantener archivos en papel podría ser aceptable si las empresas pudieran encontrar cada documento cuando sea necesario. En realidad, los documentos en papel desaparecen regularmente. En algunos casos, simplemente se archivan mal. Otras veces, se pierden para siempre. En los principales centros urbanos, las empresas regularmente subcontratan su archivo a una empresa de gestión de archivos fuera del sitio. Cuando un archivo solicitado no se encuentra en una instalación fuera del sitio, las compañías deben gastar recursos tremendos para recuperar cajas de documentos archivados, esperando encontrar el documento faltante. Algunos documentos nunca se encuentran, lo que requiere que la empresa vuelva a crear la información o abandone sus esfuerzos por completo y acepte cualquier consecuencia.

Seguridad

Por su propia naturaleza, los documentos vitales contienen información importante, y con frecuencia confidencial. Asegurar esa información puede ser un desafío. Algunas compañías mantienen documentos vitales en un lugar cerrado, a los que solo pueden acceder personal autorizado. La vigilancia del acceso, el mantenimiento de los registros de acceso y la asignación de niveles de autoridad solo aumentan el costo de almacenamiento de los documentos. Una vez que el documento se cierra, es poco lo que la organización puede hacer para garantizar que el archivo sea confidencial y que no se comparta a propósito o accidentalmente con nadie más en la empresa o fuera de él.