Sistema de orden de trabajo para empresas de servicios informáticos

La gestión de las expectativas de los clientes y los problemas de seguimiento son partes fundamentales de un buen servicio al cliente en la mayoría de las industrias de servicios. En la industria de reparación de computadoras, donde el tiempo de inactividad de las computadoras de negocios le cuesta dinero a una empresa, este es especialmente el caso. Las compañías de reparación de computadoras utilizan una variedad diversa de métodos para rastrear las reparaciones de computadoras y comunicarse con los clientes. Si se utilizan correctamente, estos sistemas de orden de trabajo pueden demostrar profesionalidad y ser utilizados como una herramienta de venta.

Órdenes de papeleo

Un gerente de operaciones o un técnico principal puede crear una plantilla de orden de trabajo en papel para rastrear las reparaciones de los clientes. Si imprime los códigos de barras correspondientes que coloca en una orden de trabajo y el chasis de la computadora, tendrá un método para verificar que está trabajando en la computadora correcta. Estos son útiles ya que los técnicos pueden escribir rápidamente notas para otros miembros del personal y actualizaciones para los clientes mientras trabajan. Pueden ser difíciles de archivar para su posterior recuperación y, en el caso de instalaciones de reparación más grandes, de mantener.

Software basado en web

Los productos "Software-as-a-a-Service" basados ​​en la Web permiten a los usuarios enviar tickets de problemas, verificar el estado de un problema y comunicarse con un técnico directamente desde un navegador web. Cuando una empresa de reparaciones administra una red completa para una compañía específica, se beneficia de este software, ya que a menudo tiene archivado e información de clientes, así como una forma de imprimir informes de resumen de trabajo que ayudan a determinar el retorno de la inversión para los empleados. También puede tener una función de escaneo de red que ayuda a hacer un inventario de hardware y administrar el mantenimiento de la computadora.

Software de red

Algunas empresas utilizan un software de base de datos interno para rastrear las órdenes de trabajo. Un programador promedio puede establecer una base de datos de Microsoft Access o MySQL que le permita a un reparador o cliente iniciar sesión en una red y solicitar servicio. Al igual que los productos basados ​​en la web, estas bases de datos permitirán buscar un cliente, archivar y evaluar el servicio. Un programador más capacitado puede hacer que el "front-end", o parte del software visible para el cliente, sea fácil para que el cliente entienda y explique las complejidades del servicio necesario.

Otras Consideraciones

La facilidad de uso para clientes y técnicos es una consideración importante, independientemente de cómo realice el seguimiento de las reparaciones. Si cualquiera tiene dificultades para usar su método, harán un mal trabajo. Una falla de comunicación a menudo ocurre cuando se pierde una reparación debido a una documentación deficiente de la queja o la pérdida de papeleo. Si un técnico de reparación puede escanear rápidamente las órdenes de trabajo abiertas, será menos probable que pierda una reparación. Si un gerente también puede escanear órdenes de trabajo abiertas, puede verificar el trabajo y cambiar los técnicos asignados si es necesario.