¿Cuál utilizar: Excel o acceso para un informe financiero?

Tanto Microsoft Excel como Microsoft Access almacenan los datos utilizados para escribir un informe financiero. Sin embargo, Excel tiene más opciones integradas para generar rápidamente un informe a partir de una pequeña cantidad de datos financieros. El acceso es más adecuado cuando se deben combinar grandes cantidades de datos para crear un informe complejo.

Bases de datos planas y relacionales

Excel es un programa de software de hoja de cálculo y Access es un programa de software de base de datos, pero ambos pueden usarse para almacenar datos de manera similar. Una base de datos "plana" almacena una sola tabla con campos de datos en cada registro; estos son funcionalmente idénticos a las columnas de datos y filas de una hoja de cálculo. Una base de datos "relacional" conecta varias tablas de datos entre sí, utilizando la información de la primera tabla para recopilar información de otras tablas, como el total de las ventas de todas las tiendas en un área en particular. Las bases de datos relacionales son similares a los libros de Excel que contienen varias hojas, pero en general son más flexibles y potentes.

Seleccionando una estructura

Las bases de datos planas y los libros de una sola hoja son el tipo más común de estructura en Access y Excel porque la mayoría de los proyectos no tienen datos o complejidad suficientes para requerir una base de datos relacional o una estructura de múltiples hojas. Pero cuando su empresa debe combinar grandes cantidades de datos, una base de datos relacional es más eficiente. Cuando un informe financiero muestra datos sumados y promediados de varias maneras, por ejemplo, desgloses por región y tipo de venta, o cuando el informe debe recopilar datos de múltiples fuentes, una base de datos relacional facilita el proceso cuando se configura correctamente. Si bien Excel permite la funcionalidad de base de datos relacional, Access proporciona métodos más potentes y automatizados para trabajar con esa estructura.

Plantillas

Excel y Access incluyen diseños preestablecidos y estructuras de base de datos para necesidades comerciales comunes. Después de considerar si necesitará una base de datos plana o relacional, revise las plantillas y bases de datos incluidas para ver si alguna de estas cumple los requisitos de lo que necesitará para almacenar e informar sus datos. La demostración de lo que se incluye en cada estructura le proporciona detalles para determinar si sus requisitos de datos son más adecuados para ser almacenados en Excel o Access.

Seleccionando software

Tanto Access como Excel son aplicaciones altamente complejas que pueden llevar años de estudio para dominarlas por completo, pero Excel es fácil de usar porque las habilidades básicas de las hojas de cálculo son suficientes para comenzar con el programa. Si aún no está seguro de qué aplicación se adapta mejor a sus necesidades, comience con una plantilla de Excel y vea si funciona bien con sus datos en bruto. Si descubre que frecuentemente está creando nuevas hojas, o necesita crear cálculos complejos, cambie a una base de datos de Access e importe las hojas que ya ha creado en Excel. El acceso generalmente requiere más trabajo en el diseño del diseño del producto final, pero ahorra trabajo al crear las fórmulas que producen el informe.