Qué escribir para aceptar formalmente una invitación a una reunión de negocios

Responder con prontitud y precisión a las solicitudes de reunión es una parte esencial de hacer negocios. La planificación de reuniones puede ser un desafío, por lo que una respuesta rápida muestra respeto tanto para el organizador como para los demás asistentes. Si está aceptando, sea claro en su respuesta para que los demás destinatarios entiendan que está aceptando, al mismo tiempo que se asegura de tener toda la información que necesita para prepararse para la reunión.

Revisar antes de responder

Tómese un minuto o dos para leer detenidamente la invitación a la reunión y para revisar su propio calendario. Si envía una confirmación de que más tarde necesita retirarse, esto puede hacer que se vea poco profesional. Si no está seguro de si puede asistir a la reunión, responda de inmediato con una explicación y una fecha en la que sabrá si puede asistir o no. Esto le permite al remitente saber que recibió el mensaje y le ayuda a coordinar la logística necesaria.

Ejemplo:

Gracias por incluirme en esta reunión. Necesito revisar un par de cosas antes de poder decirles si podré asistir o no. Estaré seguro de enviar mi respuesta a más tardar el EOD mañana.

Confirmar los detalles de asistencia

Si planea asistir, dígalo al principio de su mensaje, de modo que el organizador de la reunión no tenga que revisar su comunicación. También puede ser una buena idea confirmar los detalles logísticos, como el tiempo y el lugar.

Ejemplo:

Planeo asistir a la reunión, pero solo para confirmar los detalles, nos reuniremos en Roy's Coffee Shop en la esquina de 6th y Wilson, el próximo jueves 8 a las 3 pm ¿Es correcto?

Propina

Si el lugar de la reunión no está en su oficina, ni en la oficina del organizador de la reunión, aclare la ubicación exacta en su respuesta, anotando la calle, la calle y tal vez la dirección exacta donde se reunirá. Tenga en cuenta que las grandes cadenas de cafeterías y restaurantes pueden tener múltiples ubicaciones dentro de un área geográfica pequeña o incluso en la misma calle.

Informar de los conflictos potenciales

Si existe la posibilidad de que no pueda asistir a la reunión, mencione esto después de haber afirmado sus planes para asistir. Esto no solo es lo más educado, sino que también le brinda al organizador de la reunión información que puede ayudarla a decidir si reprogramar o no la reunión en un momento en que todos estén seguros de poder asistir. También puede ofrecer una alternativa a la asistencia en persona, como el uso del software de llamada de conferencia para asistir a la reunión de forma remota.

Ejemplo:

Mi plan es estar en la reunión, pero hay una pequeña posibilidad de que deba cancelar debido a una situación familiar. Si necesito cancelar, se lo haré saber lo antes posible. Si cree que es mejor para mí reprogramar, hágamelo saber tan pronto como le sea conveniente. Como alternativa, es posible que pueda asistir a través de Skype. Déjame saber lo que piensas.

Solicitar aclaraciones

Si tiene alguna pregunta sobre la reunión, inclúyala en su respuesta. Las preocupaciones típicas incluyen:

Lugar de encuentro
Duración prevista de la reunión.
Problemas de estacionamiento
Procedimientos de seguridad del edificio.
Llevando a un colega o asistente
Alojamiento para discapacitados
Opciones de tecnología de presentación, como una pantalla grande o capacidades de llamada de conferencia

Propina

Antes de pulsar el botón "enviar", asegúrese de saber a quién responde. A menos que el remitente le haya pedido específicamente que responda a todas las personas que fueron copiadas en el correo, asegúrese de que su respuesta vaya solo al remitente y al coorganizador, si es que hay uno.