¿Cuáles son las desventajas de tener una auditoría sin papeles?

Los auditores ayudan a las pequeñas empresas a garantizar que cumplen con las leyes laborales y fiscales. Muchos auditores realizan auditorías sin papel, en las que el auditor accede a registros electrónicos y emite su informe final por correo electrónico o un sitio web. Las auditorías electrónicas pueden ahorrarle tiempo y dinero a los propietarios de pequeñas empresas; sin embargo, tanto el auditor como los empleados de la empresa deben sentirse cómodos con la tecnología.

Requiere tecnologia

Los auditores deben sentirse cómodos usando el software de computadora para crear informes de auditoría. Si un auditor no está familiarizado con las computadoras o con el software que se espera que use, es posible que tenga una curva de aprendizaje pronunciada. Los auditores también deben estar familiarizados con el uso de correo electrónico o sitios web y con la carga de archivos adjuntos, mientras que los propietarios de negocios deben poder recuperar informes de auditoría de su correo electrónico o ir a un sitio web.

Consideraciones de Seguridad

Si un auditor va a utilizar computadoras u otra tecnología para preparar una auditoría, debe considerar los factores de seguridad que los auditores que crean informes en papel no tienen que tener en cuenta. Las auditorías a menudo se refieren a información confidencial, como las finanzas de una empresa o los requisitos fiscales. Los auditores deben poder enviar esta información de manera segura; Sólo los empleados de la empresa que necesitan conocer la información del informe deben poder acceder a los informes de auditoría en línea o por correo electrónico.

Diferentes requisitos de presentación

El Servicio de Impuestos Internos y otras agencias gubernamentales pueden tener reglas diferentes para el mantenimiento de registros electrónicos que para el mantenimiento de registros en papel. Los dueños de negocios deben averiguar cómo almacenar los informes de auditoría y por cuánto tiempo deben almacenarlos antes de aceptar una auditoría electrónica. Además, aunque las auditorías electrónicas a menudo se denominan "sin papel", es posible que sea necesario imprimir algunos documentos para cumplir con las reglas gubernamentales de mantenimiento de registros.

Cambiando sobre los sistemas

Si una empresa se basó en auditorías en papel anteriormente, tiene que cambiar a un sistema electrónico antes de poder comenzar a aprovechar las auditorías sin papel. Esto puede tardar semanas o meses, dependiendo de qué tan computador esté la empresa antes de cambiarse. Además, es posible que parte del personal requiera capacitación para acceder o utilizar el nuevo sistema. Por lo tanto, puede llevar un año o más para que una empresa cambie a un sistema sin papel.