Ejemplos de reglas que puedo aplicar a empleados con respecto a la tecnología

Las pequeñas empresas utilizan tecnología, como teléfonos móviles, redes sociales y software de videoconferencia, para comunicarse con sus empleadores, colegas de negocios, proveedores, proveedores y clientes. Los propietarios de pequeñas empresas elaboran políticas y procedimientos tecnológicos para guiar a los empleados en el uso de la tecnología de la empresa y las herramientas relacionadas. Estas políticas contienen reglas destinadas a proteger a las pequeñas empresas de actividades ilegales u otras actividades que podrían tener un impacto negativo en la reputación de sus marcas.

Nombres de usuario y contraseñas

Las empresas suelen proporcionar a sus empleados nombres de usuario y contraseñas para acceder a la computadora de la empresa, a los servicios de correo de voz y al software. Como empleador, puede instruir a sus empleados para que no compartan su información de inicio de sesión con personas que no forman parte de la empresa, o incluso con sus compañeros de trabajo. Al designar información de inicio de sesión para cada empleado, puede hacer un seguimiento del uso y minimizar los errores potenciales que pueden costarle dinero a la empresa y su reputación.

Almacenando archivos virtualmente

Algunas compañías adoptan sistemas de archivo virtual sin papel como una forma de "ecologizar" sus organizaciones y hacer que los archivos sean más accesibles para la administración y los empleados cuando están en movimiento. Cree reglas que describan qué documentos e información deben almacenarse virtualmente, cómo deben archivarse y quién debe tener acceso.

Reglas de uso personal

Las empresas varían en sus políticas para el uso personal de la tecnología de oficina. Algunas compañías prohíben que los empleados usen la tecnología para uso personal, mientras que otras les permiten el uso personal de los empleados, siempre y cuando no abusen de sus privilegios. Puede limitar a los empleados a utilizar la tecnología para uso personal durante sus descansos y recordarles que enviar, recibir o descargar documentos, mensajes o imágenes inapropiados o ilegales puede resultar en una acción disciplinaria.

Monitoreo Web

Los empleadores tienen derecho a controlar el correo electrónico y la actividad web de los empleados, especialmente si sospechan de intercambios ilegales o inapropiados. Como norma, informe a los empleados que utilizará el software de monitoreo a su discreción. Además de monitorear el uso personal, los empleadores pueden descubrir el fraude, determinar en qué tareas en línea están trabajando los empleados durante el día y cuánto tiempo están lejos de sus computadoras.

Medios de comunicación social

La popularidad de las redes sociales está en aumento, ya que brinda a las personas y empresas más formas de reunirse, mantenerse en contacto, compartir ideas y música y promover productos y servicios. Junto con sus ventajas, vienen las desventajas, como ser una distracción entre los empleados y un lugar para desahogarse sobre las frustraciones en el lugar de trabajo. Los empleados a menudo usan las redes sociales durante las horas de trabajo, a través de las computadoras de su trabajo o en sus teléfonos inteligentes. Los empleadores pueden combatir el uso indebido de la tecnología mediante la creación de políticas de redes sociales para describir si los sitios son accesibles durante las horas de trabajo y qué tipo de información pueden publicar los empleados. Sus reglas pueden prohibir a los empleados hacer comentarios despectivos sobre la compañía, compañeros de trabajo, proveedores, proveedores y clientes.