Reglas de la Administración de Contratos Federales

El gobierno federal ofrece numerosas oportunidades diseñadas para ser ganadas por pequeñas empresas. Sin embargo, competir por contratos gubernamentales no es simplemente una cuestión de lanzar una respuesta a una solicitud de propuestas y esperar lo mejor. Como cabría esperar de una burocracia, ganar el trabajo del gobierno requiere comprender cómo se administran los contratos y qué regulaciones obligan a los beneficiarios. Algunos elementos que se aplican a la administración de contratos federales son modificaciones, pagos, especificaciones y terminación.

Cambios unilaterales

Se permite al gobierno realizar ajustes unilaterales al contrato si estos cambios están dentro del alcance general del acuerdo. El contratista puede ser capaz de cambiar el precio, el calendario de distribución y otros elementos según sea necesario para satisfacer esas necesidades. Cualquier ajuste debe estar dentro de los parámetros que podrían haber sido considerados por las partes en el momento de la suscripción del contrato. Por ejemplo, un contrato para proporcionar soporte de TI puede ajustarse para cambiar la combinación de personal necesario para satisfacer las necesidades cambiantes del gobierno, pero no puede ajustarse para solicitar analistas financieros en lugar de programadores si eso no está dentro del alcance original del contrato.

Términos de pago

Su contrato federal detallará cómo y cuándo se le pagará, y qué debe hacer para asegurar ese pago. Algunos contratos se pagan en una suma global al momento de la entrega, especialmente para contratos más pequeños. Otros contratos, como el soporte continuo, se pagan mensualmente. Tendrá que presentar una factura y documentar el trabajo realizado. En muchos casos, también tendrá que demostrar que a los trabajadores se les paga un salario adecuado, y las provisiones de tiempo extra, según corresponda. En su software de contabilidad, marque y documente los costos de cada contrato del gobierno para ayudarlo en la facturación y en caso de una auditoría o disputa de facturación posterior. Algunas agencias gubernamentales tienen términos de facturación específicos que deben cumplirse. Por ejemplo, el Departamento de Defensa requiere que usted pueda facturar y aceptar el pago electrónicamente, así que asegúrese de tener esas capacidades antes de ofertar.

Especificaciones obligatorias

Una solicitud de propuesta del gobierno generalmente establece en detalle el producto o servicio específico requerido. Comprender las especificaciones es vital antes de tomar la decisión de ofertar, ya que es responsable de cumplirlas en el momento de la adjudicación. Muchas solicitudes de propuestas (RFP) permiten un período de preguntas entre el momento en que se envían y el momento en que se deben presentar las propuestas, por lo que si tiene alguna duda sobre lo que significa la agencia contratante por un término en particular o un requisito de trabajo, aclare eso. Si adivina mal, podría terminar el contrato por mal desempeño si no puede cumplir esas expectativas. Y no vaya más allá de lo que se requiere, pensando que impresionará al cliente. Es posible que se encuentre en el agua caliente si las características adicionales de su producto de software lo hacen demasiado voluminoso para trabajar en los sistemas de la agencia federal o no funciona bien con sus productos patentados.

Pautas de terminación

Los contratos del gobierno federal especifican cómo se pueden rescindir los acuerdos, si el desempeño o las necesidades del gobierno lo justifican. Si es por desempeño, el gobierno tiene que notificarlo para remediar el problema o defender su caso por qué la terminación sería injusta. El gobierno también puede rescindir el contrato por conveniencia cuando sus necesidades cambian y ya no puede usar lo que está brindando, por ejemplo, si se contrata para proporcionar materiales para las tropas en una región que considera que el conflicto militar termina antes de lo esperado. Esa es una distinción clave. Si el gobierno termina un contrato por incumplimiento, solo tiene que pagar por los productos aceptados y puede pasarle los costos si es más costoso que satisfaga esas necesidades en otros lugares. Si es por conveniencia, tiene que llegar a un acuerdo con usted para compensar el trabajo que ha realizado hasta el momento y en preparación para el resto del contrato ahora cancelado.