Cómo escribir un anuncio de reunión

Escribir un anuncio de reunión requiere más que escribir la hora, el lugar y lo que se cubre. Sus compañeros de trabajo pueden estar ocupados, no es necesario que asistan o tienen otras razones para no asistir a la reunión, por lo que debe asegurarse de que su anuncio maximice la asistencia. Cubrir todo lo básico te ayudará a conseguir más cuerpos en sillas si necesitas una buena asistencia.

1.

Comience con el motivo de la reunión. Puede invitar a trabajadores que generalmente no están involucrados en el tema de la reunión, y pueden pensar erróneamente que la reunión no tiene ningún beneficio para ellos a menos que comience por el motivo de la reunión. Por ejemplo, los programadores pueden no terminar de leer un anuncio de reunión sobre una reunión de finanzas. Si la reunión se centrará en nuevas compras de hardware, que requieren la participación del programador, obtenga esa información al comienzo de su anuncio.

2.

Incluye las cinco Ws. Facilite a los asistentes la recopilación de la información logística de su anuncio al desglosar con viñetas quién, cuándo, dónde, por qué y qué secciones. Si usa esto como su único formato, ponga la hora, la fecha y el lugar al final, después de convencer a la gente para que venga.

3.

Dar resultados negativos de la no asistencia. Aumente la importancia de su mensaje incluyendo las desventajas de la falta de asistencia y la reunión no logrando sus objetivos. Por ejemplo, si suficientes programadores de computadoras no asisten a la reunión, esto podría resultar en retrasar la compra de hardware nuevo o no programadores para decidir qué hardware comprará la compañía.

4.

Decir quién está solicitando la reunión. Los trabajadores no querrán perderse una reunión con su superior directo o con la presencia de una gran empresa. Si la persona que llama a la reunión es importante, inclúyala en el anuncio.

5.

Pida una RSVP. Es posible que obtenga poca asistencia si programa su reunión en un mal momento para posibles asistentes. También puede obtener baja asistencia porque los trabajadores malinterpretaron su mensaje. Solicitar RSVP le permite determinar si comunicó incorrectamente su mensaje o si programó su reunión en un mal momento. Proporcione su información de contacto, incluido su número de teléfono y dirección de correo electrónico.

6.

Incluir una llamada a la acción. Muchas personas usan la tecnología para programar citas o tienen alguna otra forma de anotar fechas importantes, como un calendario de pared o escritorio. Incluya una solicitud a sus invitados de que tomen nota de la reunión ahora para que no la olviden. Esto puede hacer que sea más probable que las personas que han tomado la decisión de asistir, según su anuncio, programen el evento de inmediato.