¿Qué es una cuenta centralizada a pagar?

Algunas empresas pequeñas con ubicaciones múltiples les pagan a los proveedores, proveedores y proveedores de servicios de cada ubicación. Cuando eso ocurre, las empresas suelen duplicar esfuerzos y funciones. Las compañías que centralizan el manejo y procesamiento de estos pagos a menudo ahorran tiempo y dinero a través de una mayor productividad y eficiencia. Los contadores y consultores se refieren a esta práctica como operaciones de cuentas por pagar centralizadas.

Cuentas por pagar definidas

Una empresa genera cuentas por pagar cuando un proveedor o proveedor le permite comprar productos o servicios en condiciones en lugar de pagar en el momento de la entrega. Estos términos también se conocen como crédito comercial o financiamiento de proveedores. Cuando un proveedor envía una factura o factura a una empresa, el contable de la empresa registra esta factura en el sistema contable como un gasto a la recepción. El gasto aparece entonces en la cuenta de resultados del período. La grabación de la factura sin pago también se ingresa como una cuenta por pagar, un pasivo corriente, en el balance de la empresa.

Sistema centralizado

Un sistema centralizado de cuentas por pagar agrega todas las funciones de las cuentas por pagar juntas en una ubicación centralizada con un grupo de personal. El personal realiza las funciones de factura o recibo de factura, compilación de la orden de compra, aprobación de crédito comercial y seguimiento de acuerdos, y procesamiento de pago de facturas. Las cuentas por pagar centralizadas surgen de cuentas por pagar ingresadas, rastreadas y pagadas desde un sistema centralizado.

Operaciones de cuentas por pagar no centralizadas

Cuando las subsidiarias o unidades de negocios tienen nombres similares y ubicaciones diversas, los proveedores pueden tener dificultades para determinar dónde enviar una factura para el pago. Si un proveedor atiende múltiples ubicaciones, los problemas relacionados con el pago se multiplican. Es posible que el proveedor deba enviar una factura por separado a cada ubicación y esperar el pago de la misma compañía principal, pero en múltiples transacciones, lo que crea confusión y aumenta los costos en ambos lados de la transacción. Cuando varias ubicaciones pagan facturas, todas las personas involucradas en el procesamiento de las cuentas por pagar deben recibir la capacitación adecuada para comprender y cumplir con las pautas de procesamiento de cuentas por pagar de su compañía.

Ventajas

Según una investigación realizada por Ideal AP, una empresa de software de cuentas por pagar, las compañías que establecen operaciones de cuentas por pagar centralizadas tienen un costo de procesamiento por factura que es más de $ 2.00 menos que un sistema descentralizado. Además, con las cuentas por pagar centralizadas, las empresas procesan más de 2, 000 facturas más por equivalente de tiempo completo a través de un sistema descentralizado. Ambas cifras reflejan el mayor nivel de productividad, eficiencia y automatización que existe con las cuentas por pagar centralizadas. Por ejemplo, más empresas utilizan una forma de pago de facturas en línea o transferencias electrónicas cuando pagan cuentas por pagar centralizadas que cuando no lo hacen.