¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos?

Mantener documentos y archivos en papel es una propuesta costosa para una organización. Los documentos deben insertarse en carpetas de archivos y colocarse en un archivador costoso, y los bienes raíces de la oficina deben reservarse para su almacenamiento. Cuando se necesita un archivo, se debe recuperar y luego archivar una vez más. Debido a estos problemas, muchas empresas se han movido hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos. Hay muchos sistemas disponibles, pero todos ofrecen una funcionalidad similar.

Escaneo de llegada

Cuando un documento llega a una oficina que está utilizando un sistema de gestión de documentos electrónicos, se escanea utilizando un escáner a granel. Estos escáneres funcionan como una máquina fotocopiadora, con un alimentador de hojas que puede manejar varias páginas a la vez. Una vez que se escanea el documento, un empleado le asigna un nombre, número de archivo u otro código de seguimiento. Después de crear un documento electrónico, se puede triturar el documento original en papel.

Software de gestión de documentos

Se utiliza un software especializado de gestión de documentos para organizar y almacenar cada archivo individual. Estas herramientas simplifican el proceso de almacenamiento y recuperación mediante el uso de un potente reconocimiento óptico de caracteres que lee el contenido de cada documento. Esta información se almacena como parte del archivo electrónico, lo que permite buscar el contenido de cada documento almacenado en la base de datos. Los empleados pueden buscar todos los documentos de un cliente en particular que contengan ciertas palabras clave o usar cualquier otra variable. Lo que normalmente tomaría horas de tiempo de un empleado de archivo ahora puede ser realizado por cualquier persona en minutos.

Enrutamiento electronico

Una vez que el documento ha sido escaneado, el empleado puede reenviarlo a cualquier persona dentro de la organización para su revisión. En un entorno de papel tradicional, esto implicaba entregar el archivo manualmente. Era común que los archivos desaparecieran o languidecieran en los escritorios del empleado durante días o semanas, que no estaban disponibles para nadie más. Los sistemas de gestión de documentos permiten una revisión inmediata por parte de cualquiera en la organización. Cualquier documento puede ser enviado inmediatamente entre empleados, incluso entre oficinas y territorios.

Seguridad mejorada

Todos los documentos electrónicos pueden protegerse utilizando un protocolo de seguridad mejorado similar al utilizado por los bancos. Los documentos pueden protegerse para que solo empleados específicos puedan acceder a cierta información. Los archivadores bloqueados se reemplazan con sistemas de seguridad protegidos por contraseña que reducen en gran medida la posibilidad de que la información caiga en las manos equivocadas. Los recursos humanos pueden estar seguros de que la información confidencial permanece totalmente protegida, mientras que el departamento de ventas puede almacenar documentos disponibles para cualquier empleado.

Copia de seguridad fuera del sitio

La base de datos de documentos se puede almacenar fácilmente en cualquier dispositivo. El dispositivo de almacenamiento primario a menudo se encuentra dentro de la oficina principal de la compañía, a menudo en un servidor ubicado en el departamento de tecnología de la información. Los datos también son fácilmente respaldados y almacenados fuera del sitio. Esta es una tremenda mejora con respecto a los archivos en papel, que podrían destruirse fácilmente con daños por agua o fuego. Mantener una copia completa de una base de datos de documentos fuera del sitio proporciona un excelente plan de continuidad comercial, asegurando que la información clave no se pierda debido a una catástrofe.