¿Qué sucede si no se llena un W-9 para una LLC?

Un formulario W-9 es una declaración de información que debe ser completada por cualquier empresa, incluida una persona física, sociedad, LLC o C-Corporation que recibe pagos de otra entidad por los servicios prestados. El W-9 en sí no se envía al IRS. Se requiere este formulario para determinar si la entidad que realiza el pago debe retener el impuesto sobre la renta del monto pagado al receptor. El W-9 es una solicitud de seguridad social o número de identificación fiscal, dirección comercial y tipo de organización del destinatario.

Retención federal de respaldo

Si una organización no completa un formulario W-9, está sujeto a la retención de respaldo en todos los pagos que se le realicen. La tasa de retención de respaldo actual para los impuestos federales sobre la renta es del 28 por ciento, vigente hasta el 31 de diciembre de 2012. Por ejemplo, si una LLC no completa un formulario W-9 y recibe $ 10, 000 por sus servicios durante el año, entonces la entidad que realiza la se requiere el pago para retener $ 2, 800 del pago y enviarlo al IRS.

Retención estatal de respaldo

Las mismas reglas para la retención de respaldo también se aplican a la autoridad tributaria estatal donde se pagan los servicios. La tasa de retención de impuestos de respaldo varía de estado a estado. Por ejemplo, en California, la tasa de respaldo legal es del siete por ciento. Esto significa que, si la organización que no proporciona un W-9 recibe $ 100, 000 por los servicios prestados en California, entonces la entidad que efectúe el pago deberá retener $ 7, 000 en impuestos estatales y enviarlos a la Junta de Impuestos de la Franquicia. Debe consultar con un profesional de impuestos para determinar la tasa de retención de respaldo que se aplica en su estado particular.

Notificación al pagador de la solicitud de W-9

Algunos propietarios de LLC y de C-Corporation no pueden completar un W-9 porque las corporaciones no reciben 1099 por los pagos de servicio recibidos. Sin embargo, esto no impide que la entidad que realiza los pagos tenga que tomar una retención de respaldo en los pagos. El IRS a veces emitirá un formulario CP2100 a los pagadores que indica que necesitan realizar pagos de retención de respaldo en una entidad. Los dueños de negocios que pagan servicios externos deben enviar una solicitud para completar el formulario W-9 antes de permitir que otra entidad realice los servicios.

Mantenimiento de registros para formularios W-9

Las empresas que pagan por servicios en los que se aplica un W-9 deben mantener todos los formularios W-9 completos archivados en caso de que ocurra un problema de retención de respaldo. Si el pagador tiene una copia de un W-9 firmado en el archivo, esta es la documentación adecuada para evitar tener que hacer una copia de seguridad de retención. Si no se realizan correctamente las retenciones de respaldo necesarias, se pueden imponer multas a la entidad que debió haber realizado la retención de respaldo.