¿Qué sucede cuando los controles internos se descomponen en una empresa?

Las consecuencias de una ruptura en los controles internos pueden ser de gran alcance y graves. Los controles internos protegen contra una serie de posibles problemas que pueden afectar la rentabilidad o incluso la supervivencia a largo plazo de una empresa. Si uno de los controles internos es eludido o se vuelve inefectivo, puede ocurrir lo que el control fue diseñado para proteger.

Controles internos

Los controles internos son los procesos y políticas que utiliza una empresa para garantizar que sus operaciones sean efectivas y eficientes, que sus informes financieros sean precisos y completos y que la empresa esté haciendo negocios de acuerdo con todas las regulaciones y leyes pertinentes. Los controles internos pueden ser implementados por la junta directiva o los dueños y gerentes de la compañía, y son aplicados por todos los involucrados en las operaciones de la compañía. Algunos controles están diseñados para evitar problemas, otros para detectarlos y otros para solucionar problemas existentes.

Eficacia y eficiencia

Los controles destinados a garantizar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de la empresa pueden incluir procesos diseñados para minimizar el desperdicio y el tiempo de inactividad. Si estos controles se rompen, las operaciones de la compañía pueden volverse ineficientes. Por ejemplo, si un centro de llamadas deja de realizar un seguimiento regular de las cifras, como el tiempo promedio empleado por llamada, la relación de cierre y la proporción de ventas adicionales, los operadores pueden comenzar a pasar demasiado tiempo en cada llamada, cerrando muy pocas llamadas y descuidando las ventas adicionales. El centro de llamadas puede llegar a ser no rentable.

Confiabilidad financiera

Los controles internos destinados a garantizar la fiabilidad de los registros financieros incluyen el uso de auditorías internas, inspecciones por sorpresa y segregación de obligaciones financieras. Si un administrador anula los controles y cancela una auditoría interna para ahorrar tiempo o dinero, un fraude podría pasar desapercibido. Una empleada deshonesta podría decidir aprovechar la falta de supervisión y cometer un fraude que ni siquiera hubiera intentado si se hubieran implementado controles. Los controles también pueden descomponerse si las personas trabajan juntas para sortearlos. Por ejemplo, la persona a cargo de aprobar los gastos podría coludir con la persona a cargo de imprimir el cheque para evitar la segregación de tareas y robar de la compañía.

Conformidad

Los controles internos destinados a garantizar el cumplimiento normativo o legal pueden ser los más importantes para una empresa, ya que la violación de las leyes o los reglamentos puede dar lugar a grandes multas, juicios o incluso cargos penales. Por ejemplo, la ley puede exigir que un hogar de grupo lleve a cabo inventarios periódicos de todos los medicamentos en las instalaciones. Si este control se rompe, los medicamentos podrían perderse o ser robados. La empresa responsable del hogar grupal podría ser multada o demandada, especialmente si un cliente se enfermó porque sus medicamentos estaban fuera de lugar.