¿Qué sucede si los 1099 se archivan tarde?

El IRS requiere que las empresas proporcionen información sobre ciertos pagos realizados en el transcurso de un año fiscal en uno de los diversos Formularios 1099. Las empresas más pequeñas utilizan con mayor frecuencia el Formulario 1099-MISC para informar pagos de más de $ 600 a personas que no son empleados, como contratistas y asesores. Las empresas que presentan más de 250 Formularios 1099 deben presentarlos electrónicamente. El IRS cobra una tarifa de penalización por presentación tardía, excepto en ciertas circunstancias.

Cuándo archivar 1099

La fecha límite para presentar un Formulario 1099 varía de un año a otro, pero generalmente se encuentra en la última semana de febrero si el contribuyente lo presenta en papel. El IRS extiende la fecha límite por lo menos un mes si la empresa presenta el formulario electrónicamente. El IRS aceptará solicitudes antes del día hábil siguiente a la fecha especificada si cae en sábado, domingo o día festivo legal.

Solicitando una extensión

Las empresas que pagan impuestos pueden solicitar una extensión de 30 días al presentar un formulario 1099 al completar el Formulario 8809, una Solicitud de extensión de tiempo para presentar declaraciones de información. Puede enviar el Formulario 8809 de forma electrónica o en papel, y no necesita firmar el formulario. Sin embargo, la extensión solo tendrá efecto si la empresa lo solicita antes de la fecha de vencimiento. No es necesario presentar una explicación para obtener la extensión.

Sanciones por presentación tardía

Si una empresa no presenta una declaración de información antes de la fecha de vencimiento o no solicita una extensión, el IRS puede cobrar una tarifa de penalización. Si una empresa presenta el Formulario 1099 dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento, la multa es de $ 30 por formulario. Si presenta el formulario con más de 30 días de retraso pero antes del 1 de agosto, la multa es de $ 60 por formulario. La multa aumenta a $ 100 por cualquier formulario presentado después del 1 de agosto o no presentado en absoluto. El IRS establece la multa máxima en $ 500, 000 para pequeñas empresas, que se definen como tener ingresos brutos anuales promedio de menos de $ 5 millones para los tres años fiscales anteriores.

Excepciones validas

El IRS no impondrá sanciones a una empresa si demuestra una causa razonable para la demora en la presentación. La definición de causa razonable incluye eventos que ocurren más allá del control del contribuyente, como un incendio en la oficina o un colapso de la computadora. El negocio de los contribuyentes debe demostrar que tomó todas las medidas razonables para evitar la tardanza y que tomó medidas para mitigar la demora en la presentación de los formularios. Además, el IRS pasará por alto errores u omisiones intrascendentes en los formularios que requieren corrección y reenvío.