Los usos del control presupuestario

Un presupuesto es una declaración de recursos financieros que se han asignado para la realización de actividades particulares durante un período de tres, seis o 12 meses. La comparación de los presupuestos con los resultados operacionales reales se conoce como control presupuestario. Dicho control presupuestario ayuda a la planificación, la coordinación entre departamentos, la toma de decisiones, el monitoreo de los resultados operativos y la motivación del personal para lograr los objetivos comerciales. El principio es el mismo tanto para las pequeñas empresas como para las grandes.

Planificación

Un presupuesto obliga a la gerencia a considerar el futuro. Requiere que los gerentes identifiquen los objetivos gerenciales departamentales, operativos e individuales y creen un plan de acción en el que los recursos escasos se asignen de manera eficiente para lograr los objetivos.

Comunicación

Un presupuesto es un medio por el cual los objetivos acordados se comunican a todos los departamentos de la organización. Como tal, es un medio por el cual se coordinan los esfuerzos departamentales.

Responsabilidad

Un presupuesto asigna a los gerentes la responsabilidad del uso de los recursos financieros designados para lograr sus objetivos operativos asignados. El presupuesto es una herramienta mediante la cual los gerentes comparan los costos y beneficios de las actividades y seleccionan las opciones que asignan los recursos de manera adecuada.

Evaluación

Al comparar los resultados organizacionales reales con un presupuesto, se puede evaluar el desempeño de un gerente. Se puede analizar cualquier variación presupuestaria para determinar qué fuentes de las variaciones estaban dentro del control de los gerentes y cuáles no.

Vigilancia

Un presupuesto respalda los esfuerzos de un gerente para monitorear las operaciones, identificar variaciones y promulgar acciones correctivas si es necesario. Permite una evaluación de las actividades en términos de contribución a los objetivos organizacionales.

Motivación

Un presupuesto acordado y razonable sirve para motivar a los gerentes a lograr los objetivos comerciales. La vinculación de las recompensas del personal con el proceso presupuestario es un incentivo adicional para que los gerentes logren los objetivos del departamento dentro de las restricciones financieras pertinentes.

Asignación de recursos

Un presupuesto apoya la asignación eficiente de recursos escasos, ya que un presupuesto controla el volumen de bienes y servicios que se producirán. El presupuesto también se utiliza para planificar el costo de la producción producida.