Cómo manejar el plan de contingencia

Su pequeña empresa necesita un plan para no solo qué hacer para proteger a los empleados en caso de un desastre, sino también cómo hacer que su negocio esté en funcionamiento lo más rápido posible. De hecho, muchos prestamistas requieren que las empresas tengan un plan de contingencia antes de prestar dinero. Comience su proceso de planificación considerando las decisiones clave que debe tomar mucho antes de que ocurra un desastre, como un incendio, una explosión o un terrorismo.

1.

Establecer un comité de planificación de contingencia. Puede que le resulte demasiado fácil postergar la planificación de un desastre en favor de asuntos más urgentes, por lo que debe establecer un comité para manejar el asunto. Este comité debe tener un plazo para crear un plan sobre qué hacer durante y después de un desastre. Cree un calendario de reuniones regulares y deje en claro que espera que el proyecto se complete dentro del plazo.

2.

Pida planes para las horas posteriores a un desastre. Los miembros deben establecer un lugar de reunión fuera de las instalaciones para los empleados, y deben establecer una clara cadena de mando. El plan debe incluir números de emergencia para los primeros auxilios, ubicaciones de hospitales cercanos y procedimientos para obtener equipos y suministros de primeros auxilios.

3.

Plan de uno a tres días después del desastre. El comité de planificación debe detallar los planes para poner en marcha el negocio. Esto debe incluir planes para instalaciones alternativas de forma temporal, así como equipo temporal, como computadoras y copiadoras. El comité debe establecer un método para obtener el servicio telefónico y debe explicar cómo los empleados podrían trabajar desde su hogar u otras ubicaciones remotas en tareas esenciales.

4.

Dar detalles para los meses posteriores a un desastre. Los meses posteriores a un desastre se deben dedicar a restaurar el negocio a la operación completa. El comité debe hacer un plan para asegurar los cuartos permanentes si se destruyen los locales originales; obtener líneas telefónicas permanentes, incluidos los números de teléfono originales; la presentación de reclamaciones de seguros; y obtener financiamiento para el reemplazo del equipo hasta que se cobre el pago del seguro. Se debe informar al comité que el plan terminará con la restauración completa de las operaciones de la compañía.

5.

Solicitar al comité que informe a lo largo del proceso de planificación. Cada fase de un plan de contingencia es distinta, por lo que el comité debe informarle a usted a medida que se completa cada paso. Esto le dará la oportunidad de revisar las estrategias del comité y verificar que estén logrando un progreso aceptable hacia el cumplimiento de la fecha límite.

Propina

• Puede encontrar una serie de plantillas gratuitas en línea que su comité de planificación puede usar para completar el plan de contingencia.

Advertencia

• No desarrollar un plan de contingencia puede significar la desaparición de su negocio en caso de desastre.