Cómo escribir una nota que aumentaría la moral cuando se relaciona con la seguridad

Escribir un memorándum sobre los peligros de seguridad no será el acto más alegre en ningún día del gerente, en parte porque puede tratar un problema que causa preocupación entre los empleados. Sin embargo, una comunicación sobre la seguridad también puede servir como una acción para aumentar la moral. Al mostrar claramente el conocimiento del problema, puede asegurarle a todos que está manejándolo de manera efectiva.

Detalle su audiencia

Una nota comienza con una declaración de a quién se aplica. Aunque la audiencia en la línea "Para:" puede ser obvia en la mente del escritor, es posible que el destinatario no sepa si está siendo atacado como individuo, si el aviso se aplica solo a su grupo o si es una misiva de toda la compañía. Mientras que algunos memorandos de seguridad emiten una amplia red, otros deben dirigirse de manera restringida a grupos aplicables para evitar preocupaciones innecesarias entre los empleados que no están afectados. Siga la dirección con una línea "De" que se identifique a sí mismo como el autor de la nota y, en pocas palabras, resuma el enfoque de la nota en la línea "Asunto".

Se claro

Los memos están diseñados para ser cortos, así que no bailen sobre el tema sobre el que están escribiendo. Comunique sus inquietudes de manera clara y concisa. Deje que todos sepan cuál es el problema y por qué es un área que necesita atención. Si se arriesga la salud del trabajador o del cliente o tiene una responsabilidad legal más amplia, la comunicación de la gravedad del problema evita la incertidumbre aplastante de moral que podría acompañar a una nota que no transmite experiencia.

Ofrecer soluciones

Dígales a los empleados cómo pretende resolver el problema. Este es quizás el área más crítica para mantener la moral de los empleados, ya que les permite saber por qué deben confiar en su capacidad para abordar el problema de seguridad. Sea lo más transparente posible sobre los pasos planeados o en curso para mitigar los riesgos para los trabajadores y clientes, y sobre quién es responsable de llevar a cabo el plan. Hacerles saber a los trabajadores que usted comprende el problema y lo está cuidando le brinda la seguridad de que permanecerán seguros en el trabajo.

Involucrar a los trabajadores

La moral de sus empleados puede aumentar si saben lo que se espera de ellos. Si el problema de seguridad se refiere al acceso no autorizado al lugar de trabajo, por ejemplo, explique los pasos que deben seguir en caso de una intrusión. Si el objetivo es mantener un espacio de trabajo compartido seguro, pídales que se aseguren de que los objetos peligrosos se guarden al principio y al final de su turno. Hacerles saber lo que pueden hacer para ayudar les da un papel positivo que desempeñar.

Proporcionar información de contacto

La nota debe detallar quién está a cargo de monitorear el problema de seguridad y dónde pueden ir los empleados con sus preguntas. Un punto de contacto coloca a alguien con autoridad a cargo y les da un lugar donde ir si queda alguna incertidumbre. Esto evita que el rumor se convierta también en el centro de respuesta. Saber con quién hablar cuando surgen problemas de seguridad permite que las situaciones potencialmente divisibles se resuelvan rápidamente, evitando que drenen la moral.