El uso de los sistemas de información y contabilidad.

La mayoría de las tareas de contabilidad en estos días se procesan en una computadora, por lo que los sistemas de información tienen un gran impacto en la forma en que se realiza la contabilidad y los informes que se generan. Las tareas de contabilidad no solo se realizan a alta velocidad, sino que también son fáciles de hacer para la mayoría de las empresas. Los cálculos se realizan automáticamente con menos errores que la contabilidad manual, lo que mejora considerablemente la eficiencia.

Hojas de calculo

El primer programa de hoja de cálculo se llamó VisiCalc, y fue diseñado por Robert Frankston y Dan Bricklin en 1979 para simplificar el análisis financiero. Realizó cálculos sobre 254 filas y 63 columnas. En 1983, un programa de hoja de cálculo más sofisticado, Lotus 1-2-3, permitió más filas y columnas, además de administración de datos y gráficos. Este fue un éxito entre los contadores, que a menudo necesitan analizar datos y realizar cálculos y modelos complejos. Por ejemplo, una celda (la intersección de una columna y una fila) se puede cambiar y los cálculos se actualizan automáticamente con la nueva información. Hoy en día, Excel y otras hojas de cálculo son el pan y la mantequilla de muchos contadores, lo que hace la vida más fácil y eficiente.

Libro mayor

Hace años, un libro mayor general, una lista de cuentas y transacciones, se guardaban en blocs de papel y luego se mantenían manualmente, una tarea que consumía mucho tiempo para los contadores. Si el balance no se equilibraba, a veces tomaban días los contadores para encontrar el error. Estos días han terminado con la contabilidad computarizada, donde las matemáticas se manejan automáticamente y los estados financieros se compilan con solo presionar un botón.

Módulos

Si bien el libro mayor general contiene cuentas y transacciones generales, los detalles de las transacciones a menudo se guardan en módulos separados. La información de estos módulos se transfiere al libro mayor. Por ejemplo, el módulo de cuentas por pagar maneja todos los problemas relacionados con las cuentas por pagar, incluidos los nombres de los proveedores, las fechas de facturación, la impresión de cheques y otros datos importantes para el proceso de pago de facturas. Cuando se ingresan y pagan las facturas, los gastos, las cuentas por pagar y el efectivo se reconocen y transfieren al libro mayor. Hay módulos para cuentas por cobrar, inventario y otros procesos que necesitan espacio de trabajo fuera del libro mayor, pero conectados a él.

Software de contabilidad especializada

Una tendencia en las prácticas de programación es apuntar a ciertas industrias y hacer programas completos personalizados para esas industrias. El resultado son sistemas completos hechos con herramientas específicas para ciertos sectores, como minoristas, sin fines de lucro o de fabricación. Eso hace que la contabilidad computarizada sea rápida de configurar y usar. En lugar de esperar a que un programador desarrolle su software, puede comprar uno listo para usar que es aproximadamente un 90 por ciento bueno para sus propósitos y requiere una personalización mínima.

Los riesgos

Los sistemas de información ayudan con la velocidad y la precisión, pero todavía hay espacio para el error humano. Si se ingresa información incorrecta, es posible que el sistema no la detecte. Por ejemplo, el sistema no sabe que un pago de $ 200 era en realidad $ 20 y se ingresó y se pagó por error. Los errores y el fraude todavía ocurren en la contabilidad y se necesitan controles internos para prevenir o detectar estos riesgos. Un sistema computarizado debe tener acceso seguro para evitar el uso no autorizado; la gerencia debe revisar las conciliaciones para asegurarse de que sean razonables y precisas; y los pagos deben hacerse solo en las facturas aprobadas para evitar fraudes y errores.