Ausencias injustificadas y leyes laborales

Las ausencias de los empleados pueden ser costosas, especialmente si necesita contratar trabajadores temporales o pagar horas extra a otros miembros del personal para asegurar la dotación de personal suficiente para su negocio. Las ausencias se dividen en tres categorías: justificadas (aprobadas por adelantado por un supervisor); sin excusa (no aprobado de antemano) y sin culpa (aquellos no clasificados). Las ausencias justificadas y sin culpa generalmente se consideran un costo de hacer negocios, pero controlar los costos de ausentismo sin excusa es vital para las pequeñas empresas. Comprender las leyes relacionadas con el ausentismo puede ayudar a su empresa a controlar los costos al tiempo que evita las dificultades legales.

Empleados exentos y no exentos

Las leyes sobre el pago durante las ausencias se aplican de manera diferente para los empleados exentos frente a los no exentos. La mayoría de los empleados, categorizados como no exentos, están cubiertos por las reglas de salarios y horas de la Ley de normas laborales justas y pueden permanecer en el puerto durante todo el tiempo que faltan al trabajo. Los empleados exentos están exentos de las reglas de la FLSA; Las exenciones más comunes son para empleados administrativos, ejecutivos y profesionales, profesionales de TI y personal de ventas externo.

Si un empleado exento ha trabajado en cualquier momento durante la semana de pago, su salario no puede ser acoplado sin correr el riesgo de perder su estado exento. La pérdida del estado exento significa que tendrá que pagar 1 1/2 veces su tarifa por cada hora que haya trabajado más allá de 40 de manera retroactiva y en el futuro. Sin embargo, una política escrita que especifica un cierto número de días personales o por enfermedad le permitirá contar los días perdidos con este número; Si el empleado exento excede ese número, puede acoplar el pago y, a menos que el empleado cumpla con otros criterios, tomar medidas disciplinarias.

Enfermedad, discapacidad y lesiones

Otras dos leyes federales regulan las ausencias por enfermedad o discapacidad y se aplican tanto a los empleados exentos como a los no exentos. La Ley de licencia médica familiar se aplica a las empresas que emplean a más de 50 trabajadores; requiere que los empleadores otorguen a los trabajadores hasta 12 semanas de licencia no remunerada pero protegida en el trabajo cada año por su propia enfermedad grave o para cuidar a los miembros de la familia recién nacidos, recién adoptados o enfermos. También permite la licencia cuando los miembros de la familia están en el ejército. La licencia puede tomarse de forma consecutiva o intermitente. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades se aplica a las empresas que emplean a más de 15 trabajadores y requiere que otorgue una licencia prolongada si es necesario para satisfacer las necesidades de un empleado con una discapacidad. También requiere que no discrimine a este empleado en la contratación o promociones debido a su discapacidad o la necesidad de tiempo libre adicional. Además de las reglas federales, los estados tienen sus propias leyes que protegen a los trabajadores que deben tomarse un tiempo libre por lesiones sufridas en el trabajo.

Políticas de asistencia

La mejor manera de lidiar con el ausentismo es desarrollar una política de asistencia que satisfaga las necesidades de su negocio y cumpla con la ley. Una buena política de asistencia debe cubrir todo lo siguiente: tardanzas, enfermedades, negocios personales, licencia familiar y médica (incluida la licencia militar) y licencia por discapacidad. La política debe ser específica. Por ejemplo, ¿qué tan pronto después de que comience un turno un empleado debe llamar si está enferma para evitar una acción disciplinaria? o ¿cuánto aviso debe dar un empleado a un supervisor por una ausencia justificada? La política también debe establecer claramente qué desencadena una acción disciplinaria y cómo esa disciplina progresará; por ejemplo, la primera instancia de una ausencia injustificada o una ausencia de emergencia sin llamar provocará una advertencia verbal; la segunda es una advertencia por escrito, y la tercera podría ser motivo de despido. Comunique la política por escrito a los empleados y capacite a los supervisores. Una vez desarrollada, aplique la política de manera consistente para evitar reclamaciones por discriminación.

Ausencias sin culpa

Algunas empresas desarrollan una política de ausencias sin culpa. Bajo este sistema, no se intenta clasificar las ausencias como justificadas o injustificadas; en su lugar, a cada empleado se le permite un cierto número de días libres del trabajo, para usarlo como desee. La disciplina progresiva se usa cuando el empleado excede el número de ausencias permitidas. Si bien este sistema puede parecer fácil de administrar, no saber por qué están ausentes sus empleados puede plantear problemas para demostrar que ha cumplido con FMLA. Este tipo de sistema también puede no satisfacer sus necesidades comerciales en el comercio minorista o en situaciones de centro de llamadas cuando la cobertura durante ciertas horas es fundamental.

Mantenimiento de registros

El mantenimiento adecuado de los registros es importante para evitar juicios. Por ejemplo, los trabajadores pueden afirmar que han trabajado durante años en una configuración informal de "tiempo de compensación", haciendo un seguimiento de sus propias horas extra y luego tomando una licencia adicional para compensar las horas extra. Si careces de registros de tiempo oficiales, no puedes probar lo contrario. Muchos sistemas de nómina pueden rastrear las ausencias y diferenciar los tipos de ausencias. Si su compañía no tiene este tipo de opción, desarrolle otra manera de rastrear las ausencias individuales y escriba y tabule los totales de la compañía.