Cinco características comunes de un sistema de control interno de negocios

Una desafortunada realidad de la vida empresarial es que las empresas, grandes y pequeñas, deben estar atentas al fraude. Una de las formas en que puede hacerlo es a través de un sistema de control interno, que se refiere a los pasos que su empresa puede tomar para detectar y disuadir actividades fraudulentas por parte de la gerencia y los empleados. El proceso comienza con una evaluación de sus factores de riesgo, antes de decidir qué pasos puede tomar para reducir el riesgo de fraude.

Propina

• Un sistema de control interno protege contra el fraude de empleados y gerentes en una empresa, e incluye un enfoque en la integridad de la administración, la competencia de los empleados, el mantenimiento de registros, tareas específicas y otras salvaguardas del sistema.

Comunicar la integridad de la gestión

El carácter moral de los gerentes de su empresa establece el tono general del lugar de trabajo, pero son necesarios procedimientos específicos para comunicar las expectativas de la forma correcta de llevar a cabo los negocios. La integridad de la gestión se comunica a los trabajadores a través de manuales de los empleados y manuales de procedimientos. Estas mismas publicaciones también brindan a los empleados la capacitación necesaria sobre las políticas de la compañía y los comportamientos esperados. Sin embargo, la aplicación por parte de la administración de políticas relacionadas con la seguridad financiera y la evitación del fraude es el principal indicador del compromiso de una organización con un sistema de control interno exitoso.

Mantener personal competente

Reclutar y retener personal competente ayuda a una empresa a registrar adecuadamente las transacciones contables de un año a otro brindando consistencia. Un contador mal entrenado, por ejemplo, puede hacer entradas incorrectas que podrían ser errores inocentes o podrían tener la apariencia de fraude. En cualquier caso, las entradas erróneas deben evitarse siempre que sea posible.

La retención de empleados aumenta la comparabilidad de los registros financieros de un año a otro. Además, la confianza de un auditor en los registros contables subyacentes aumenta a medida que observa la confiabilidad del personal de la organización. Esto, a su vez, reduce la evaluación de un auditor del riesgo de una representación errónea de importancia relativa en los estados financieros de la entidad.

Segregación de deberes

La correcta separación de funciones es un componente crítico del control interno porque reduce el riesgo de errores y acciones inapropiadas. Un sistema efectivo separa las funciones autorizadas, contables y de custodia. Por ejemplo, un empleado abre el correo entrante, otro prepara boletas de depósito para recibos diarios, mientras que un tercero deposita recibos en el banco. Este tipo de separación de funciones evita que cualquier empleado individual tenga la oportunidad de malversar los fondos entrantes.

Mantenimiento de registros

Mantener registros apropiados asegura que exista documentación para cada transacción comercial. La gestión de registros implica almacenar, salvaguardar y, finalmente, destruir registros tangibles o electrónicos. La redundancia del sistema es importante; la copia de seguridad adecuada disuade a un empleado o gerente de crear transacciones fantasmas en los registros contables subyacentes. Un buen programa de gestión de registros reduce los costos operativos, mejora la eficiencia y minimiza el riesgo de litigios.

Salvaguardias físicas e intangibles

Las protecciones impiden que el personal no autorizado acceda a los activos valiosos de la empresa. Las salvaguardas son físicas, como las cerraduras de las puertas, o intangibles, como las contraseñas de los programas informáticos, y son una característica necesaria del sistema de control interno de una organización. Muchos propietarios de negocios protegen instintivamente el inventario, efectivo y suministros. Sin embargo, los cheques en blanco, el membrete de la empresa y los sellos de firma son elementos que requieren protección pero que generalmente se pasan por alto.