Cómo dar un buen PowerPoint para su organización

PowerPoint recibe elogios por su capacidad para permitir que las personas que no se hayan capacitado como oradores públicos puedan hacer presentaciones ante el público, pero también se ha desmentido como la razón por la que muchas buenas ideas no logran llegar a un público que no pueda descifrarlas en medio de un mal clip. Arte y zippy, animaciones sin sentido. En su mejor momento, presenta gráficos atractivos que muestran grandes ideas sin la necesidad de mucho texto, como lo hizo la firma de diseño Empowered Presentations en "The Convenient Truth", un galardonado mensaje antitabaco. En el peor de los casos, ahoga hechos cruciales en resmas de narrativa, como lo hicieron las presentaciones internas de la NASA al no alertar a la alta gerencia sobre los defectos de diseño críticos que causaron la explosión del transbordador espacial Columbia. Cuando sea su turno de hacer una presentación de PowerPoint para su empresa, planifique alcanzar el éxito y evitar el fracaso en cada paso.

1.

Sepa lo que se supone que debe transmitir antes de elaborar su presentación. Es tentador sumergirse y comenzar a elegir gráficos, crear diapositivas o seleccionar colores tan pronto como llegue la tarea para presentar. Para obtener los mejores resultados, aclare el mensaje y lo que está en juego para transmitirlo. Una presentación a un cliente potencial requiere un enfoque diferente al de una charla interna con los gerentes de departamento.

2.

Aplica un tema visual consistente a lo largo de tu presentación. Evite utilizar múltiples tipos de letra o hacer que cada diapositiva se vea completamente diferente de la siguiente. Elija un tema de la galería de PowerPoint y utilícelo o personalícelo, o desarrolle el suyo que refleje la identidad de su empresa.

3.

Limitar el texto. Las diapositivas no necesitan constar de un titular y un puñado de viñetas. Su mensaje se pierde cuando se presenta sin imágenes para provocar el pensamiento. Use un visual simple y convincente para proporcionar el telón de fondo para su narrativa.

4.

Use un tamaño de texto que las personas en la última fila puedan leer. Pruebe su presentación en condiciones tan cercanas a las que presentará como pueda configurar. Siéntese tan lejos de la pantalla de proyección o el monitor como su audiencia pueda sentarse, y evalúe la legibilidad de su contenido. Amplíe su texto hasta que esté claro y evalúe su contenido para ver si puede reducir su confianza en la palabrería.

5.

Mantenga un contraste de color legible entre el texto y el fondo. Tenga en cuenta las necesidades de las personas con problemas de percepción del color al elegir los esquemas de color. Evite colocar colores opuestos uno encima del otro. No solo el texto rojo sobre un fondo verde parece estar vibrando, sino que el resultado puede ser ilegible para alguien ciego al color.

6.

Elija los gráficos con cuidado. Evite las imágenes prediseñadas que haya usado antes o las imágenes que le parezcan trilladas o pegajosas. Busque fotografías efectivas y de buena calidad con licencias sin derechos de autor o permisos de uso de código abierto.

7.

Usa la animación sabiamente y con moderación. Si todas las diapositivas se abalanzan, se alejan, voltean y vuelan, su audiencia puede estar dividida entre mareos y risas. Pregúntese por qué necesita una animación en particular y si su única respuesta es "porque está en la lista de opciones del programa", elimínela.

8.

No solo lea sus diapositivas a su audiencia y llámelo una presentación. Es más probable que los ponga a dormir que atraer su atención. De hecho, si todas sus diapositivas consisten en texto, su presentación no involucrará a su audiencia lo suficiente como para demostrarlo.

9.

Mantenga su información pertinente a su audiencia en el tema y en el idioma. No explique los términos técnicos a las personas que los usan todos los días o la jerga de la honda en una audiencia que no sabrá de qué está hablando.

10.

Involucre a su audiencia; no solo sermonearlos Cree oportunidades para hacer preguntas que soliciten participación y muestre a su audiencia que los puntos que está haciendo se relacionan con sus necesidades.

11.

Ensaye su presentación, especialmente si está usando eventos programados en ella. Practique frente a una audiencia de prueba que no conoce su tema. Hágales preguntas diseñadas para descubrir qué tan claramente ha hecho sus puntos y dónde puede mejorar su narrativa.

12.

Asegúrese de que su equipo está funcionando. Si se presenta en sus propias oficinas, configure su computadora y equipo de proyección con mucha antelación y pruebe todos los aspectos, desde el sistema operativo y el software hasta la lámpara del proyector. Si se presenta en el camino, planifique los problemas para que no los atrape si ocurren. Lleve cables adicionales, una copia de repuesto de su archivo de PowerPoint en una memoria USB, e incluso una computadora portátil de repuesto si es posible.

13.

Prepare un folleto por separado, si está usando uno, no solo una copia impresa de sus diapositivas. Lo que funciona en la pantalla no proporciona necesariamente un resumen adecuado de su conversación, especialmente si usa diapositivas con gráficos que enmarcan parte de su mensaje sin el texto que lo acompaña. No pase su documentación impresa hasta que haya hecho su presentación, o arruinará su oportunidad de hacer un impacto, y todos leerán en lugar de prestarle atención.

Consejos

• Si tiene que disculparse por una diapositiva que contiene información que es demasiado pequeña para leer, busque otra forma de presentar su contenido. Para incorporar un diagrama de flujo o gráfico de gran tamaño, amplíe las secciones sucesivas del mismo de arriba a abajo.
• Pregúntese si está incorporando demasiada información de fondo que su audiencia ya conoce. Un momento introductorio presenta el contexto, mientras que una regurgitación prolongada de lo obvio promueve la falta de atención.
• En lugar de un texto que relata un punto sobre el diseño de un sitio web o producto, muestre el sitio o la característica y hable sobre él mientras muestra su aspecto visual.

Advertencia

• Si se presenta en una ubicación para clientes, sala de reuniones de convenciones u otro sitio que no controla, nunca asuma que se materializará el equipo o la configuración prometida. Visite el sitio con anticipación o solicite una foto que muestre las instalaciones si se trata de una sala de convenciones.