Tipos de sistemas de nómina

La nómina es una responsabilidad financiera crítica para su negocio que requiere que los empleados paguen con precisión y cumplan con las regulaciones gubernamentales locales, estatales y federales. Los errores en el procesamiento de la nómina dan como resultado la frustración de los empleados y las multas monetarias, pero el uso de un sistema de nómina puede simplificar su mente y ayudarlo a evitar errores de cálculo y falta de cumplimiento. Decidir si usar el procesamiento interno, de outsourcing o de nómina en línea requiere conocer las funciones correctas necesarias para su negocio.

En casa

El procesamiento interno de la nómina es una opción viable si tiene un personal reducido, generalmente menos de 10 empleados, con pocos cambios en las horas de trabajo semanales. Si sus necesidades son sencillas, un empleado en el sitio puede usar el software de nómina para administrar el proceso y estar disponible para responder preguntas y resolver rápidamente cualquier problema. El empleado responsable de la nómina debe estar actualizado y tener conocimiento de los cambios en el personal y las leyes impositivas sobre la nómina para un pago exacto, retención de impuestos y presentación. También reduce los riesgos de seguridad para los datos financieros al procesar la nómina de forma interna.

Contadores y contadores públicos

Puede subcontratar la nómina a un contador o un contador público certificado; sin embargo, generalmente preparan la nómina y mantienen registros de impuestos y pueden no ofrecer servicios de interfaz bancaria como depósito directo o deducciones 401 (k). Asegúrese de que el contable o CPA tenga experiencia en todos los servicios que necesita, así como flexibilidad para adaptarse a los cambios de última hora para evitar errores de procesamiento. Incluso si subcontrata el procesamiento de la nómina, en última instancia, usted es responsable del depósito y pago precisos de las obligaciones fiscales federales; Si hay problemas, el Servicio de Impuestos Internos se pondrá en contacto con usted en lugar del servicio de nómina.

Servicio de nómina

Los servicios de nómina brindan expertos bien informados sobre el impuesto a la nómina y los requisitos regulatorios, manteniéndole en conformidad y libre de las obligaciones de nómina del día a día. Proporcionan servicios administrativos tales como depósito directo y deducciones automáticas de los cheques de pago, y la mayoría de los servicios garantiza su trabajo y es menos probable que incurran en multas por la presentación incorrecta o tardía. El Departamento del Tesoro de los EE. UU. Ofrece un servicio seguro y gratuito denominado Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales para que pueda confirmar que los pagos de impuestos se están realizando en su nombre, y que puede aprovechar si el servicio de nómina ofrece una presentación electrónica a través del EFTPS.

Nómina en línea

Las compañías de nómina en línea le permiten administrar y monitorear los detalles de la nómina las 24 horas del día, los siete días de la semana desde un navegador web seguro, y nunca tiene que comprar software y equipos adicionales. Puede ingresar y actualizar la nómina y rastrear los días de vacaciones de los empleados y el pago por enfermedad de su computadora o computadora portátil a su conveniencia. Muchas compañías de nómina en línea ofrecen la presentación y pago de impuestos de nómina además de los servicios básicos de nómina, lo que le permite concentrarse en otros aspectos de su negocio. Si se ofrecen actualizaciones por correo electrónico, puede registrarse para recibir el estado de la nómina y otra información relevante de la cuenta para una rápida revisión.