Cómo escribir una propuesta para cambiar la estructura de un departamento

Las propuestas comerciales generalmente consisten en un resumen ejecutivo, una introducción, una descripción ampliada de las bases para el cambio, el cronograma de costos y los entregables. Con un poco de ajustes, este formato también funciona bien para una propuesta para cambiar la estructura de un departamento. Su propuesta para este escenario también debe incluir atención a la planificación de la fuerza laboral y la estrategia de personal. La elaboración de una propuesta bien elaborada requiere un análisis detallado y cálculos para una justificación adecuada.

Redacta una introducción a tu propuesta. Indique su posición, función de departamento y el propósito de su propuesta, así como fechas efectivas para las ideas de la propuesta. Mantenga su introducción breve - no más de dos párrafos.

Describe la estructura actual de tu departamento. Identifique el liderazgo del departamento, incluidos los gerentes, supervisores y líderes de equipo. Indique cuántos empleados se reportan a cada persona en el equipo de liderazgo y la estructura de informes. Ilustre la estructura actual de su departamento con una descripción escrita y un organigrama para la comparación visual. Use una o dos páginas para esta sección de su propuesta.

Compare la estructura actual de su departamento en relación con la organización en general. Por ejemplo, si la estructura de su departamento es diferente a otras estructuras de departamento, indique eso y explique por qué, si conoce la historia de cómo se logró la estructura del departamento. Describe las relaciones interdepartamentales que tienes. Para los departamentos de ventas, por ejemplo, explique qué tan cerca trabaja con el departamento de envíos y la calidad de las relaciones de trabajo entre los empleados de ambos departamentos. Repita este análisis para cada departamento con el que tenga una interacción frecuente, sin gastar más de una página para comparar cada dos departamentos.

Enumerar las estructuras de departamento alternativas consideradas factibles Describa cada una - aproximadamente una página para cada estructura diferente - explicando cómo cambiarían las relaciones de información, la cantidad de empleados en cada área del departamento y las formas en que los deberes de los empleados pueden cambiar según la estructura alternativa. Por ejemplo, suponga que actualmente tiene seis áreas diferentes dentro de su departamento y consideró combinar áreas para crear solo tres áreas separadas. Explique cómo se ve esa estructura: cuántos empleados trabajan en las tres áreas y cómo cambian las relaciones de información en función de menos áreas para las cuales los supervisores tendrían autoridad.

Escribe un análisis para cada estructura alternativa. Pese los pros y los contras de cada alternativa. Describa cómo cambiarían la eficiencia y la productividad del departamento. Incluir los cambios en la fuerza laboral necesarios para facilitar cada reestructuración alternativa.

Calcule el costo de cada estructura alternativa desde el principio, incluido el costo de la reorganización hasta el costo de mantener la nueva estructura. Calcule el retorno de la inversión en el costo inicial de reorganización y muestre los ahorros del departamento para mantener la nueva estructura. Si su propuesta de reorganización no se basa en los costos, demuestre el valor de la reorganización y cómo beneficia a la compañía en general.

Asegúrese de que su calendario y estimaciones se basen en el año fiscal y en los calendarios trimestrales de la compañía. Es posible que esta sección de su propuesta tenga que ser una página para el análisis de cada estructura alternativa.

Finaliza tu propuesta. Vuelva a verificar sus cálculos y la información contenida en su evaluación de los beneficios de la reestructuración del departamento. Prepare un resumen ejecutivo como portada para la propuesta de negocio. Un resumen ejecutivo, que contiene los puntos destacados y los puntos clave de los cambios propuestos, no debe contener más de una página completa.