Cómo escribir una nota de recursos humanos

Los departamentos de recursos humanos envían regularmente comunicaciones a los empleados sobre una variedad de temas, desde documentar las terminaciones de los empleados hasta extender una invitación al picnic de la empresa. La comunicación de recursos humanos más efectiva está bien construida, tiene en cuenta a la audiencia y se distribuye de manera adecuada. También contiene un lenguaje que no deja que el lector interprete el significado, lo que significa que una nota de recursos humanos debe ser clara e inequívoca.

1.

Redacta el propósito y el esquema de tu mensaje. Los memos de los recursos humanos pueden ser informativos, como actualizaciones de políticas o procedimientos, o pueden ser una confirmación por escrito de las acciones de empleo, como la documentación para revisión disciplinaria o terminación. A medida que redacta el esquema, determine la posición o el título, los antecedentes y las calificaciones de su lector.

2.

Prepare la lista de empleados a quienes se distribuirá su nota. Pídale a su departamento de TI que le proporcione una lista de correo electrónico para todos los empleados o para ciertos grupos de empleados. Si está escribiendo una nota informativa para los empleados, haga copias de sus supervisores y gerentes. El liderazgo siempre debe estar al tanto de la información que se proporciona a los empleados que les reportan.

3.

Reúna los datos necesarios para fundamentar su tema. Por ejemplo, si está escribiendo sobre un cambio de política, obtenga copias de los manuales actuales y los procedimientos operativos estándar. Además, obtenga declaraciones de política revisadas que se hayan difundido después de la publicación de su manual. Si las políticas tienen que ver con procesos, como la tecnología, obtenga instrucciones paso a paso para utilizar la nueva tecnología.

4.

Enumere los empleados a los que está escribiendo la nota. Determine quiénes son sus lectores y ajuste el lenguaje de acuerdo con ello. Por ejemplo, si escribe a los especialistas de TI sobre asuntos de procedimiento, entenderán el lenguaje tecnológico. Sin embargo, si está escribiendo una nota sobre los procesos de TI y su audiencia consiste en más que personal de TI, prepárela para que sea comprensible para una amplia audiencia.

5.

Coloque copias de notas dirigidas a empleados individuales en sus archivos personales. Es posible que algunos memos confidenciales deban presentarse primero en una reunión cara a cara, y si la nota tiene que ver con la terminación, el supervisor o gerente del empleado debe estar presente durante la reunión cuando se entrega la nota al empleado.

6.

Indique si las notas de HR son confidenciales. La correspondencia de recursos humanos puede contener información confidencial sobre salarios y términos y condiciones sobre asuntos de empleo, tales como beneficios, disciplina, métricas de recursos humanos y planes estratégicos de recursos humanos. Las copias de las notas de recursos humanos confidenciales deben almacenarse en archivos con acceso limitado.