Cómo escribir un certificado de preparación para un envío

Un certificado de disponibilidad relacionado con los envíos se refiere a un documento formal en el que una persona o empresa confirma que un envío está en el orden correcto y listo para ser trasladado a la entrega. Estos documentos, también llamados facturas de envío, son beneficiosos porque proporcionan registros escritos de las mercancías enviadas; la condición de los bienes; las políticas y regulaciones que debía seguir el envío; y otros datos básicos, como la información de contacto tanto para el remitente como para el comprador. Si el comprador recibe bienes dañados o no suficientes, el certificado puede proporcionar evidencia de quién es el responsable de la empresa de transporte o, en algunos casos, probar que se produjeron problemas después del envío.

1.

Escriba "ENVIADOR:" seguido de su nombre o el nombre de la compañía de envío. Regrese una vez y escriba la información de contacto completa para usted o la empresa, incluidos direcciones y números de correo electrónico, teléfono y fax.

2.

Vuelve dos veces. Escriba "RECEPTOR:" seguido de una sola devolución y la información de contacto del destinatario.

3.

Doble retorno y escriba "FECHA:" seguido de la fecha actual.

4.

Realice una doble devolución y escriba un párrafo que indique que usted o la empresa de envíos están proporcionando el certificado de disponibilidad para verificar el estado de los productos que se enviarán y la integridad del pedido del comprador. Incluya el número de pedido del comprador, así como el número de cuenta, si corresponde, así como la fecha en que deben enviarse las mercancías.

5.

Doble retorno dos veces más y escriba un encabezado como "Mercancía para envío" o algo similar. Debajo de esto, incluya una tabla o lista detallada que detalle cada artículo enviado. La tabla o lista debe incluir el nombre del artículo, los números de referencia asociados con el artículo, las descripciones del artículo, las cantidades del artículo y la unidad y el costo total de cada artículo. Proporcione un costo de envío total en la parte inferior que incluya el costo de envío y otros cargos, como acelerar el pedido.

6.

Doble retorno. Indique cualquier regulación o política que se aplique al envío y cómo cumple con el envío.

7.

Vuelve dos veces más. Indique quién inspeccionó las mercancías a enviar y cuándo. Digamos que, una vez cumplidos todos los requisitos para el envío, el envío está certificado y listo para enviar.

8.

Doble retorno. Proporcione líneas etiquetadas para su firma o la autorización de un administrador y una línea de fecha que indique cuándo se firmó el certificado. Firme y feche el certificado y envíelo al comprador u otro agente apropiado.

Cosas necesarias

• Datos de inventario, como los números de identificación del artículo en las mercancías que se enviarán
• Copias de las políticas o regulaciones para envíos.