¿Cuáles son las mejores maneras de hacer un presupuesto de tiempo?

Los propietarios de pequeñas empresas a menudo desempeñan muchas funciones dentro de sus empresas, entre ellas, el director ejecutivo en funciones, el gerente de marketing, el vendedor y el trabajador de producción. Los gerentes pueden trabajar días largos y aún sentir que no tienen tiempo suficiente para hacer todo. La gestión del tiempo es una habilidad esencial que permite a los propietarios de pequeñas empresas priorizar y concentrar el tiempo que tienen en los problemas más importantes.

Fundamentos de presupuestación de tiempo

El "presupuesto de tiempo" describe las actividades dirigidas a determinar qué tareas son las más importantes y asegurarse de dedicar suficiente tiempo a esas actividades. Similar a un presupuesto financiero, que implica hacer una lista de ingresos y gastos para controlar los gastos financieros, un presupuesto de tiempo implica enumerar las actividades diarias para priorizar el gasto de tiempo.

Cuadrícula de gestión de tiempo

Una cuadrícula de administración del tiempo es una herramienta que los gerentes pueden usar para identificar actividades importantes y presupuestar tiempo en consecuencia. Una cuadrícula de gestión del tiempo consta de cuatro listas establecidas en una matriz de dos por dos: listas de actividades que son urgentes e importantes; actividades que son importantes pero no urgentes; cosas que no son importantes pero que sirven de distracciones; Y cosas que ni urgentes ni importantes. Los problemas que son urgentes e importantes deben abordarse de inmediato, mientras que las actividades que son importantes pero que no son urgentes se pueden escribir en un calendario para trabajar más adelante. Deben tomarse medidas para limitar las distracciones y las horas de trabajo no deben dedicarse a cosas que no son importantes ni urgentes.

Presupuesto de tiempo diario

Una de las formas más simples y efectivas de administrar el tiempo es crear un presupuesto de tiempo diario. Al final del día, la lista de actividades revela dónde se gasta el tiempo y qué actividades se descuidaron. La información se puede usar para elaborar un planificador diario que priorice mejor el uso del tiempo. Por ejemplo, si un presupuesto diario revela que un gerente está gastando 30 minutos al día en redes sociales y una hora al día escribiendo correos electrónicos, podría darse cuenta de que está gastando demasiado tiempo en cosas que son de poco valor y puede hacer una esfuerzo concertado para reducir esas actividades.

Presupuesto de tiempo semanal

Hacer un seguimiento del uso del tiempo durante una semana completa puede proporcionar ciertas ideas que un presupuesto diario de tiempo no puede. Por ejemplo, un gerente puede ser muy productivo al principio de la semana pero tiene la costumbre de dedicar demasiado tiempo a actividades improductivas al final de la semana. Crear un horario semanal puede ayudar a los gerentes a dedicar una cantidad apropiada de tiempo a actividades importantes cada día.