Cómo escribir una carta a una fuerza de ventas

Como propietario de un negocio, probablemente sepa que a veces la forma más sencilla y rápida de comunicarse con su equipo de ventas es escribiendo una carta, que en última instancia puede tomar la forma de un correo electrónico. Ya sea que esté escribiendo para comunicar un cambio en el procedimiento o para hacer un anuncio del personal, elabore una carta que sea concisa. Después de todo, su fuerza de ventas está muy ocupada representándolo. Y nunca pierda la oportunidad de "participar en las tropas" con un grito de guerra positivo.

1.

Establezca el tono adecuado para su carta al combinar una actitud positiva con su propósito. Por ejemplo, si escribe para informar a su fuerza de ventas de un nuevo centro de atención telefónica fuera del horario de atención para sus clientes, podría decir: "Me complace informarle que a partir del lunes, habrá un centro de llamadas disponible para responder a las preguntas de los clientes. entre las 6 pm y las 8 am de lunes a viernes.

2.

Proporcionar información de antecedentes y una breve explicación. Emitir su información en una luz positiva, pero no la distorsione. Recuerde que su credibilidad está en juego, por lo que la honestidad y la precisión son vitales. En este caso, podría decir que el centro de llamadas se está instituyendo para atender mejor las necesidades de los clientes valiosos cuando el personal de ventas u otros representantes de la compañía generalmente no están disponibles.

3.

Explique lo que sus noticias significan para su fuerza de ventas en el día a día. Recuerde que los empleados quieren saber cómo se verán afectadas sus vidas diarias. Anticipe sus preguntas, objeciones o miedos, y desvíelos de frente. En este ejemplo, mencione que el centro de llamadas debería liberar a su fuerza de ventas de la expectativa a veces tácita de que deberían estar disponibles para los clientes durante todo el día.

4.

Explique cualquier detalle pertinente y comunique sus expectativas. En este caso, debe proporcionar el número de teléfono del centro de llamadas, así como la forma en que espera que su fuerza de ventas interactúe con el centro de llamadas.

5.

Transmite su entusiasmo y confianza. En este caso, podría decir que ve el centro de llamadas como otra demostración de la misión de su compañía de "brindar un servicio de atención al cliente superior, las 24 horas del día".

6.

Ofrezca responder preguntas, pero cierre su carta con una nota positiva. Invite a su fuerza de ventas a recorrer el centro de llamadas y reunirse con los empleados del centro durante una casa abierta informal. Transmita un sentido de trabajo en equipo y cooperación que es tan vital para el trabajo de personal de ventas dedicado.

7.

Deje a un lado su carta por unas horas, o incluso por un día, y revísela con una nueva perspectiva antes de enviarla. Analice sus elecciones de palabras, emociones y adjetivos, sabiendo que su fuerza de ventas probablemente examinará su carta y leerá entre líneas.

Propina

• Al igual que con todas las formas de comunicación de la empresa, difunda su carta al mismo tiempo a todos los integrantes de su fuerza de ventas, para que no se le acuse de favoritismo. Considere informar a sus gerentes de ventas o supervisores antes del lanzamiento de su carta, pidiéndoles que guarden silencio en la información hasta su anuncio formal.