Cómo escribir una carta comercial formal para reprogramar

Como propietario de una pequeña empresa, el tiempo es uno de sus productos más preciados. Y como es consciente, se da cuenta de que sus asociados probablemente se sientan de la misma manera. Es por eso que probablemente esté haciendo una mueca ante la idea de tener que reprogramar una reunión. Usted sabe el inconveniente que puede causar y el efecto dominó que podría crear en la vida de sus asociados. Sin embargo, hay buenas y legítimas razones para reprogramar una reunión. Un asistente importante puede haber encontrado un conflicto. Alternativamente, un informe clave, un producto u otra parte de su reunión puede demorarse. O bien, es posible que aún no haya recibido la autorización que necesita para compartir información con el grupo convocado. En estos y otros casos, celebrar una reunión improductiva sería una pérdida de tiempo para todos, y este es el mensaje que debe tratar de transmitir al redactar un mensaje de correo electrónico para reprogramar su reunión.

Comience su mensaje de reunión pospuesto

Vaya directamente al punto: que está escribiendo para reprogramar una reunión de un día y otro a otro. Presumiblemente, la ubicación de la reunión no cambiará, pero ayudará a su lector a saber de cualquier manera, así que incluya esta información también.

Explique hábilmente

En este punto, puede ayudar a imaginar a su lector suspirando profundamente mientras mira su calendario para eliminar una entrada y hacer otra. Demuestre empatía mientras explica por qué debe reprogramar diciendo algo como: "Como sabrá, no reprogramo las reuniones a menos que sea absolutamente necesario, y en este caso lo es". Explique brevemente el motivo del aplazamiento de la reunión.

Reafirmar respeto por el tiempo

A pesar de su razonamiento, es importante reafirmar el respeto por el tiempo del destinatario. Así que discúlpate por las molestias de tener que reprogramar. Luego, siga inmediatamente este punto con la seguridad de que su reunión reprogramada será más productiva (o eficiente o informativa). Este punto debe ser comprensible para los oídos, especialmente si su destinatario ha asistido a una reunión que él o ella consideraron una pérdida de tiempo.

Exude Gratitud

Si aún no ha ganado a su destinatario, convierta ese profundo suspiro en un grito de gratitud extendiendo un gesto de buena voluntad. Piense en lo que pondría un rebote adicional en su paso comercial, como seguir su reunión con un aperitivo y un bufé de bebidas. Si decide que lo atienda un restaurante familiar, asegúrese de incluir el nombre y citar algunas de las ofertas para abrir el apetito del destinatario.

Cerrar con un Flourish

Ahora que ha completado el círculo al convertir un inconveniente en un evento anticipado, cierre el círculo escribiendo un párrafo de cierre elegante. Intente: “Muchas gracias por su paciencia y flexibilidad. Si hay algo más que pueda hacer para que su visita sea más placentera, no dude en avisarme. De lo contrario, espero verte en (la fecha reprogramada) ".