Cómo escribir una nota de crédito

La contabilidad empresarial puede causar dolores de cabeza por una variedad de razones, pero, si se hace correctamente, la emisión de créditos a sus clientes no tiene por qué ser una de las causas. Las notas de crédito son una forma sencilla de ajustar sus cuentas después de enviar una factura incorrecta. Los usos típicos de las notas de crédito incluyen facturación excesiva, pedidos cortos, envíos dañados, productos incorrectos, descuentos posteriores a la facturación y cancelación de pagos cortos. Una nota de crédito es una factura negativa que se utiliza cuando existe una diferencia en el pedido original o en el monto facturado que hace que un cliente frecuente deba demasiado dinero.

1.

Escriba "Nota de crédito" en la parte superior de una hoja de papel. Alternativamente, puede usar una plantilla de nota de crédito proporcionada por su oficina o el fabricante del software de contabilidad. Escriba el nombre de su empresa, dirección, información de contacto, sitio web o correo electrónico y su número de identificación fiscal en la parte superior de la página o, si utiliza una plantilla, en los espacios correspondientes.

2.

Escriba la información de su cliente en el lado derecho de la página si está creando su propia nota. Use los espacios en blanco apropiados si usa una plantilla. Incluya cualquier número o código que utilice para identificar al cliente dentro de su empresa.

3.

Incluya la fecha en que está emitiendo la nota, el número de la nota de crédito, el número de factura original y los términos de pago en el lado izquierdo de la página o en los espacios provistos por la plantilla. El número del memo es un número único asignado por usted.

4.

Divide el centro de la página en cinco columnas. Escriba la cantidad de cada artículo acreditado en la primera columna, su número de identificación de artículo en la segunda columna; describa el artículo y la razón del crédito en la tercera columna y el precio del artículo en la cuarta columna. Multiplique el precio del artículo por la cantidad para calcular el total de línea para la quinta columna. Etiqueta cada columna con su nombre apropiado.

5.

Agregue todos los precios en la quinta columna y escriba el total en la parte inferior de la nota. Etiqueta la línea "Subtotal".

6.

Calcule el impuesto a las ventas para los artículos acreditados multiplicando el subtotal por el monto de los impuestos a las ventas de su estado. Escriba la cantidad debajo del subtotal y etiquete la línea "Impuesto a las ventas".

7.

Agregue el impuesto a las ventas al subtotal. Escriba el monto debajo del monto del impuesto a las ventas y etiquete la línea "Total".

Consejos

• Emita reembolsos a través de cheques para clientes únicos o infrecuentes.
• Puede numerar las notas de forma secuencial, seleccionar un número arbitrario o usar el número de factura original y finalizarlo en "-R" o "-CR". El uso de la designación "-R" o "-CR" evita que tenga que revisar sus notas de crédito para determinar el próximo número requerido y la posibilidad de duplicar un número de una nota anterior.
• Los términos de pago para las notas de crédito son generalmente los mismos que los términos de pago que utiliza para las facturas.