Cómo escribir un informe de viaje de negocios

Al redactar un informe sobre su viaje de negocios, haga hincapié en que fue una buena inversión para que la empresa le envíe. Esto ayudará a convencer a los gerentes de que los viajes futuros también serán dinero bien gastado. La creación de un informe sobre su viaje a un seminario, conferencia o feria comercial debe centrarse en mostrar un rendimiento de la inversión de la empresa.

Formato de un informe de viaje

A menos que esté escribiendo un informe largo y formal, omita las páginas de portada y contenido y el resumen ejecutivo. Use un formato de nota si el documento solo tendrá unas pocas páginas, y use un encabezado que incluya la fecha, el tema del informe, su nombre y quién lo está recibiendo. Utilice los encabezados de sección para organizar el informe, como Propósito del viaje, Información general, Beneficios, Costo y Resumen.

Intruducción y resumen general

Comience el informe con una descripción general que indique los hechos pero no proporcione soporte ni detalles. Dígale al lector qué fue el viaje, por qué lo enviaron y los resultados esperados. Por ejemplo, podría escribir que fue a una feria comercial en California para reunirse con clientes importantes, buscar nuevos clientes y conocer la competencia. Podría escribir que asistió a un taller de negocios para aprender nuevas prácticas de recursos humanos para ayudarlo a reclutar mejores empleados, reducir la rotación y desarrollar un mejor paquete de beneficios.

El cuerpo del informe

Describa qué sucedió en el evento en términos de cómo o si cumplió con sus metas para asistir allí. No tenga miedo de decirle a su supervisor cualquier expectativa que se haya quedado corta; si no lo hace, y luego pregunta, puede parecer que dejó a propósito esta información fuera del informe. Por ejemplo, si fue a una feria comercial y no pudo cumplir con los nuevos clientes prometedores, es posible que haya consolidado las relaciones con los clientes de larga data y haya aprendido nueva información sobre competidores, lo que podría llevar a más negocios o mejores ideas de productos.

Dé ejemplos específicos de eventos relevantes para sus objetivos o cualquier cosa que haya sucedido que beneficie a su empresa. En lugar de enumerar los beneficios personales que obtuvo del viaje, como mejorar su conocimiento de un software específico, discuta cómo esos beneficios ayudarán a la compañía, por ejemplo, al disminuir la necesidad de la compañía de contratar proveedores externos ahora que tiene esta habilidad.

Resumir los aspectos más destacados del viaje

Use el resumen para resumir los aspectos más destacados del viaje, incluidos sus beneficios esperados, si los alcanzó o no, el costo total del viaje, cualquier beneficio financiero esperado para la compañía y su recomendación para el futuro. Cuanto más específico pueda ser sobre los beneficios de su viaje, más fácil será para sus superiores calcular el rendimiento de su inversión.

Adjunte su informe de gastos

Considere adjuntar su informe de gastos al documento, en lugar de enumerar los detalles en el documento. Incluya el costo total del viaje en su documento, pero guarde los detalles, como la tarifa aérea, alojamiento, comidas, propinas, estacionamiento y otros costos de viaje para el informe de gastos.