Cómo escribir un manual de operaciones para empleados

Un manual de operaciones para empleados es especialmente útil cuando capacita a nuevos empleados, revisa los procesos de mejora, revisa las descripciones de los puestos o reemplaza a los empleados debido a una enfermedad o cambio de personal. Para muchas organizaciones, redactar un manual de operaciones de un empleado demoraría varios días, si no semanas, en completarse debido a la cantidad de personas involucradas en el proceso y la cantidad de operaciones que se incluirán en el manual. Un manual de operaciones difiere de un manual del empleado. Un manual del empleado se enfoca en las políticas y pautas del lugar de trabajo, mientras que el foco de un manual de operaciones del empleado son los procesos de trabajo para grupos de trabajo o departamentos.

1.

Determine el propósito del manual de operaciones de los empleados de su empresa. Algunas compañías preparan un manual para toda la organización, mientras que otras crean un manual de operaciones para empleados para cada departamento. Si su empresa tiene varios departamentos y una gran base de empleados, un manual específico del departamento es una mejor opción. Por otro lado, si tiene una pequeña empresa en la que los empleados a menudo trabajan de forma cruzada asumiendo los deberes de los empleados en diversas áreas de la empresa, un manual de operaciones en toda la empresa es probablemente más útil.

2.

Obtener una lista de puestos de trabajo y puestos. Identifique a los empleados en cada trabajo que puedan dar su opinión durante la etapa de redacción. Arme las descripciones de trabajo para cada posición y clasifíquelas de acuerdo con la función de trabajo y luego por departamento. Por ejemplo, ordene todas las descripciones de puestos de apoyo administrativo y luego ordénelas por departamento, como asistentes administrativos para ventas, compras y departamentos ejecutivos.

3.

Revise cada descripción de trabajo, seleccionando las funciones esenciales del trabajo. Resalte las tareas primarias y describa los procesos utilizados para realizar cada tarea, incluidos todos los recursos necesarios para cada tarea de trabajo. Un ejemplo de un proceso de asistente administrativo para el departamento ejecutivo incluiría las posiciones que apoya el titular, como el director ejecutivo, el director de operaciones y el director de finanzas. Los recursos necesarios incluyen acceso a materiales de archivos confidenciales, datos financieros y materiales de relaciones con inversionistas. Es posible que los detalles de los procesos de nivel ejecutivo solo deban incluirse en las copias de los manuales para los empleados de ese departamento debido a la naturaleza confidencial de las operaciones de nivel ejecutivo.

4.

Programe reuniones individuales con un empleado en cada puesto para el que está redactando una página de manual de operaciones. Evite simplemente reiterar la lista de tareas contenidas en las descripciones de trabajo de los empleados y concéntrese en cómo realizar las tareas de trabajo. Por ejemplo, si está escribiendo un manual de operaciones de empleados para el departamento de recursos humanos, obtenga información de los empleados que realizan tareas relacionadas con el reclutamiento y la selección, las relaciones con los empleados y las compensaciones y beneficios. Detalle cómo procesar a los nuevos empleados, qué empleados están involucrados en el procesamiento de nuevos empleados y los materiales y la documentación necesarios para los nuevos empleados, como formularios de investigación de antecedentes, información de pruebas de drogas, uniformes, credenciales de identificación, claves e información de inicio de sesión para equipos informáticos.

5.

Dedique una sección del manual de operaciones para empleados a las funciones de departamento y los diferentes tipos de funciones interdepartamentales. Explique los procesos departamentales, tales como recursos humanos, ventas, envíos, contabilidad y otras secciones de la empresa, así como las funciones interdepartamentales, como el proceso para despedir a un empleado. El gerente de contratación de ese departamento debe comunicarse con los recursos humanos para asegurarse de que el archivo de personal del empleado esté disponible para su revisión. El gerente de contrataciones y un miembro del personal de recursos humanos deben discutir el motivo de la suspensión o finalización y programar una reunión de finalización con el empleado al tomar la decisión final de suspender o rescindir el contrato.

6.

Use su criterio y criterio independiente al escribir y distribuir un manual de operaciones para empleados. Si bien los gerentes y supervisores generalmente deben conocer los procesos para sus departamentos asignados, es posible que desee producir otra versión del manual de operaciones para los empleados de primera línea cuyas funciones de trabajo no requieren que tengan el mismo tipo de información disponible para supervisores y gerentes. .