Comunicación eficaz por correo electrónico

Un correo electrónico efectivo produce el resultado previsto por el escritor. Si, por ejemplo, el mensaje es una solicitud de información en una fecha determinada, el destinatario lo entenderá. Un correo electrónico efectivo proporciona al destinatario una comprensión clara de la intención del remitente. El correo electrónico mal escrito, por el contrario, puede causar confusión y crear una opinión deficiente del remitente. Las empresas de todos los tamaños pueden lograr un estándar aceptable de comunicación escrita, incluido el correo electrónico, al ofrecer instrucciones internas sobre escritura comercial y requerir el uso de un manual de estilo.

Estándares de correo electrónico

La escritura en los correos electrónicos debe ser clara, concisa y gramaticalmente correcta. La mala gramática, las faltas de ortografía y la estructura incorrecta de las oraciones pueden distraer al lector. Los escritores deben tratar de ser directos, informativos y orientados a la solución. Los correos electrónicos breves y concisos son fáciles de leer y normalmente logran transmitir el mensaje. El tamaño ideal del mensaje podría ser dos o tres párrafos de no más de cinco líneas. El escritor debe indicar el propósito del correo electrónico al comienzo del mensaje y dar el resultado deseado, como la fecha de vencimiento de una respuesta, al final.

La línea de asunto

Piense en la línea de asunto como el titular de un artículo de periódico o revista. Debe ser potente, que llame la atención y se relacione de manera precisa con el contenido o el propósito del correo electrónico. Una buena línea de asunto atraerá la atención del destinatario y lo hará abrir el correo electrónico y leerlo. Los correos electrónicos de negocios tienen que competir con muchos otros mensajes en las bandejas de entrada de la empresa. Las líneas de asunto vagas pueden hacer que un correo electrónico importante se descarte o se pase por alto. Eso podría resultar en un envío retrasado o un cliente decepcionado. Puede ser efectivo repetir una fecha de vencimiento en la línea de asunto.

Contenido

Los saludos deben ser personalizados en la mayor medida posible. Si no es posible encontrar el nombre de un destinatario, al menos el correo electrónico debe dirigirse a un departamento. Un correo electrónico sin un destinatario con nombre podría languidecer como no leído. No debe haber más de un tema por correo electrónico. Si un miembro del personal se comunica con un departamento o persona sobre tres temas diferentes, debe enviar tres correos electrónicos. De esa manera, cada línea de asunto seguirá teniendo sentido en correos electrónicos y respuestas posteriores. Se debe minimizar el uso de todas las letras mayúsculas o negrita para enfatizar. Esta práctica puede ser molesta para los destinatarios que no se preocupan por tales señales visuales. El bloque de firma de correos electrónicos comerciales debe incluir información de contacto completa.

Manual de estilo

Una forma de minimizar los problemas de correo electrónico en el trabajo es crear un manual de estilo que informe a los empleados sobre la forma correcta de comunicarse electrónicamente. Al principio, la compañía podría recomendar a los miembros del personal que consulten uno de los libros guía disponibles en las librerías. La compañía podría adoptar ciertas formas de realizar comunicaciones por correo electrónico desde el libro y desde otras fuentes. Eventualmente, habrá suficiente información disponible para que la compañía pueda compilar en su propio manual de correo electrónico.