Cómo escribir un correo electrónico solicitando disponibilidad

El correo electrónico es una forma aceptada de comunicación comercial, y puede utilizar este método para solicitar disponibilidad para una reunión. Cuando se comunica con alguien que no ha conocido y tiene poco conocimiento de sus productos o servicios, necesita transmitir la información de la manera más concisa posible. Recuerde que muchos ejecutivos acceden al correo electrónico a través de teléfonos inteligentes y tabletas, y no tienen tiempo para leer mensajes largos. Su correo electrónico debe ser preciso, utilizando un lenguaje cortés y apropiado.

Dirija el correo electrónico personalmente e indique su propósito al inicio lo más brevemente posible. Pocas personas de negocios tienen tiempo para leer un par de párrafos que intentan entender lo que está pidiendo. Abra el correo electrónico con una oración que le diga al lector que está escribiendo que programe una cita a su conveniencia.

Siga la declaración de propósito con su razón para solicitar la reunión. Dígale brevemente al destinatario quién es usted y la razón por la que necesita reunirse con él. Use lenguaje claro y oraciones cortas, como "Mi empresa opera en su área y tengo un servicio que puede beneficiarlo".

Sugiera un par de fechas y horas potenciales para la reunión, con una solicitud de opciones alternativas si ninguna de esas fechas es adecuada. Eso eliminará la responsabilidad de establecer la reunión desde el destinatario, lo que le facilitará la respuesta. Si le pide que le proporcione detalles de su disponibilidad, le está pidiendo que haga más trabajo que usted.

Indique claramente la ubicación de la reunión y sus razones para elegirla. Para una reunión inicial, es una práctica aceptada que la persona que realiza la solicitud sea la que debe viajar a la reunión. Sin embargo, esto no se aplicaría si el destinatario debe acudir a su empresa para que pueda ver sus instalaciones y productos. En ese caso, tu email debería explicar esto.

Use un lenguaje educado y civilizado en su correo electrónico para solicitar disponibilidad y verifique que su ortografía y gramática sean correctas. Un posible cliente o asociado de negocios podría ser disuadido por un mensaje que muestre una comprensión deficiente del idioma. Mencione brevemente los beneficios potenciales para el destinatario de una asociación con su empresa.

Adjunte información sobre su empresa y productos o servicios al correo electrónico para que el destinatario pueda acceder a ellos fácilmente. Proporcione enlaces al sitio web de su empresa y artículos de noticias sobre su producto o servicio que puedan dar al receptor un entendimiento de la razón por la que solicita una reunión. Mantenga el tamaño del correo electrónico a menos de dos megabytes y asegúrese de que los archivos adjuntos no contengan virus informáticos.

Haga un seguimiento de la solicitud por correo electrónico después de una semana, si el destinatario no ha respondido. En su segundo correo electrónico, solicite la confirmación de que recibió el primer correo electrónico y reitere su solicitud de una reunión. Indique que se comunicará con el destinatario por teléfono en una fecha específica para su respuesta si no la ha recibido, y programe la llamada telefónica para asegurarse de que la siga.