Cómo trabajar con un sistema de archivo sin papel

Los sistemas de archivo sin papel vienen con numerosos beneficios, que incluyen preservar el medio ambiente y reducir el desorden en su oficina. Sin embargo, si no está acostumbrado a tener todo almacenado electrónicamente, puede ser difícil dejar el papel. Incluso puede preocuparse por perder todos sus datos en caso de que los archivos de la computadora se vean comprometidos. Tomar las precauciones adecuadas al usar un sistema de archivo sin papel puede aliviar sus preocupaciones y, al mismo tiempo, ayudarlo a reducir su huella ambiental.

1.

Compre el equipo necesario para mantener fácilmente un sistema de archivo sin papel. Esto generalmente incluye una computadora, un escáner, discos duros externos y posiblemente unidades de disco USB. Es posible que necesite software de computadora adicional, como bases de datos, recursos humanos o programas de contabilidad, para procesar los datos de manera electrónica.

2.

Configure su sistema de archivo electrónico de manera similar a su versión en papel. Esto permite a los empleados localizar más fácilmente los archivos específicos que necesitan. Cree y distribuya una tabla o mapa del sitio del nuevo sistema electrónico para una referencia fácil. Lleve a cabo una sesión de capacitación para los miembros del personal cuando se coloque el sistema sin papeles.

3.

Escanee todos los documentos en papel para que exista una copia en el sistema de archivo electrónico. Un sistema de archivo sin papel probablemente significa que sus copias impresas serán trituradas o recicladas; Asegúrese de tener una versión electrónica antes de que se destruya el papel.

4.

Determine cómo hará una copia de seguridad de sus archivos electrónicos. Tener un segundo, o incluso un tercero, un sistema de respaldo en su lugar puede garantizar que sus datos permanezcan seguros. Designe un sistema secundario de respaldo fuera del sitio, que proporciona otra capa de protección en caso de incendio, inundación, robo o algún otro desastre. Si lo prefiere, use un servidor o un servicio de respaldo basado en Internet para este propósito.

5.

Aliente al personal a eliminar los métodos de comunicación en papel, como el correo y los faxes. Utilice el correo electrónico como el método principal de transferencia de documentos. Elimine los faxes impresos enviándolos y recibiéndolos electrónicamente.

Cosas necesarias

• Computadora
• Escáner
• Discos duros externos
• Memorias USB
• Software
• Desfibradora

Consejos

• Implementar las políticas sin papel con una mano amable. Quedarse sin papeles requiere romper o cambiar los hábitos cotidianos, y los empleados pueden tardar un poco en acostumbrarse al cambio. Establezca una fecha unos meses más adelante para que se complete la transición.
• Rastrea el uso de papel de la compañía después de cambiar a un sistema de archivo sin papel. Envíe correos electrónicos mensuales al personal que muestra la cantidad de papel que la compañía ha ahorrado cada mes al cambiar al nuevo método.