Cómo saludar a un funcionario de la compañía en un correo electrónico

Protocolo y etiqueta de alta calificación en los negocios. Tal vez se sorprendió cuando un extraño absoluto se acercó y lo llamó por su nombre, hasta que se dio cuenta de que todavía tenía una etiqueta con su nombre en su solapa. Si bien es posible que no se haya ofendido, fue un ejemplo de cómo puede ser un enfoque demasiado informal; ciertamente no es el tipo de impresión que querría causar una primera comunicación con un ejecutivo corporativo que apenas conocía. A pesar de que los estándares de etiqueta han favorecido un comportamiento más informal, las primeras impresiones todavía dictan un enfoque cuidadoso. Nunca se le puede criticar por tener buenos modales.

1.

Llame al asistente del funcionario corporativo al que va a escribir. Explique que enviará un correo electrónico y quiso asegurarse de la dirección de correo electrónico correcta, la ortografía del nombre del funcionario y la forma en que le gustaría que lo aborden. Esta es una solicitud estándar, y el asistente estará encantado de responder sus preguntas e incluso puede darle algunos consejos sobre cómo abordar el tema sobre el que está escribiendo.

2.

Utilice el formato de correo electrónico estándar y evite los correos electrónicos estacionarios, los emoticonos o los gráficos lindos. Muchas compañías eliminan la codificación HTML de su correo electrónico entrante para preservar la seguridad. Esto deja un mensaje de texto libre de gráficos, fuentes especiales y negrita o cursiva.

3.

Comience su carta usando "Estimado señor" (o Señora) si no conoce el nombre del funcionario. De lo contrario, utilice "Estimado Sr. Apellido". "Estimado señorita Apellido" se considera adecuado en un entorno empresarial.

4.

Use la designación profesional de la persona, como "Jane Doe, CPA" o "John Smith, Ph.D." Para los abogados, use "Jane Doe, Esquire" o "John Smith, abogado". Cuando use la designación profesional, omita al Sr. o la Sra. Del nombre. Use la designación profesional solo cuando escriba correspondencia comercial; De lo contrario, utilice el Sr. o la Sra.

5.

Evite la prosa florida, la jerga o los comentarios frívolos. Mantenga sus comunicaciones de negocios de tipo empresarial. Cierre con un tradicional "Sinceramente" o "Saludos cordiales" y firme su nombre completo. No use su apodo a menos que sea la forma en que normalmente se aborda en la configuración empresarial.

Propina

• El principio guía detrás de toda correspondencia comercial exitosa es el respeto por la persona a quien se dirige la carta. Esto no significa muchos cumplidos lujosos y promesas de lealtad. Simplemente significa tomar un tono de negocios agradable y mantener el mensaje corto y conciso.

Advertencia

• No envíe correos personales a una empresa. Si te encuentras con alguien en un restaurante, es apropiado mencionar la maravillosa conversación que tuviste, pero omite la parte sobre la tía con la que estaba o la ebriedad que ambos consumieron con el coñac. Nunca coloque nada en la correspondencia comercial que no quiera ver reproducido en una pantalla de proyección en un tribunal de justicia.