Lista de verificación de archivos de empleados

Una de las funciones más importantes del departamento de recursos humanos es el mantenimiento de registros, incluidos los archivos de empleo, los beneficios y los archivos de administración de seguridad, los registros de capacitación y desarrollo. El archivo del empleado contiene un registro de cada acción de empleo. Los archivos de empleo, a menudo llamados archivos de personal, requieren medidas precisas y precisas para garantizar que los archivos sean precisos, completos y actualizados. En muchas organizaciones, hay dos tipos de archivos de empleo. El departamento de recursos humanos mantiene un archivo para cada empleado. El departamento también mantiene lo que se llama un archivo de "supervisor" o "departamento". Por lo general, este archivo solo contiene información relacionada con la asistencia, el desempeño y el contacto de emergencia del empleado.

Retención de archivos de empleados

El archivo de recursos humanos es confidencial y se otorga acceso solo a ciertas personas en el departamento de recursos humanos. Un elemento crítico de la capacitación de recursos humanos es la confidencialidad de los archivos de los empleados y las consecuencias por cualquier incumplimiento de la confidencialidad. Según la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU., Los archivos de los empleados deben conservarse durante un año después de la fecha de finalización del empleado. Además, los registros de empleados relacionados con salarios, aumentos de mérito, promociones y acciones relacionadas con el empleo deben conservarse durante un máximo de tres años, de conformidad con la Ley de Normas de Labores Justos y la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo. Siempre consulte con las regulaciones de su estado que rigen la retención de registros de empleo. Por ejemplo, la ley de Texas con respecto a la retención es de cuatro años en asuntos relacionados con el fraude de empleados o el incumplimiento de la confidencialidad.

Contenidos del archivo del empleado del departamento de recursos humanos

Los documentos iniciales que se incluyen en el archivo de un empleado son la solicitud de empleo, las notas relativas al proceso de selección y las entrevistas. Una vez que la candidata haya aceptado la oferta de empleo, debe demostrar su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Dependiendo de las circunstancias de la empleada, esta documentación podría incluir una identificación, como un certificado de nacimiento, tarjeta de seguro social, licencia de conducir, pasaporte o visa de trabajo, obtenida de El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos.

Los documentos relacionados con la investigación de antecedentes y los acuerdos firmados relativos a las divulgaciones y confidencialidad de la empresa se encuentran en el archivo de empleo. El acuse de recibo firmado para la recepción del manual también forma parte del archivo del empleado.

El archivo de empleo también debe contener lo siguiente: documentación relativa a acciones disciplinarias, recomendaciones, evaluaciones de desempeño, aumentos salariales, bonificaciones, asistencia, promociones, degradaciones, transferencias e información de contacto de emergencia.

Archivos de empleados protegidos de HIPAA

Un archivo separado del empleado debe ser accesible solo para las personas designadas en el departamento de recursos humanos. Este archivo separado contiene toda la información relacionada con exámenes médicos, selecciones de seguro de salud, declaraciones de incapacidad y asuntos de compensación de trabajadores. Bajo la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HIPAA), es imperativo que toda la documentación médica sea mantenida por la sección de beneficios. En general, es un administrador de beneficios que está certificado como el oficial de HIPAA a cargo de estos registros confidenciales.