Cómo dar formato a una carta profesional de negocios en Word

Las cartas comerciales tienen un formato determinado. En algunas circunstancias, está bien escribir o dar formato a una carta que no sea de apariencia formal, pero en otros casos, el envío de una carta que ignore las convenciones de redacción de cartas comerciales puede identificarlo como alguien menos profesional.

El uso de la plantilla de carta comercial de Microsoft Office, que viene con el paquete de software Microsoft Office, es un buen lugar para comenzar. Una vez que esté más familiarizado con las convenciones, sabrá cuándo está bien romperlas.

La plantilla de carta de negocios para Word

Una forma fácil de formatear una carta comercial en Word es usar una plantilla de Microsoft Office; en este caso, esa plantilla es la plantilla de carta comercial formal, disponible en línea de Microsoft y descargable desde Microsoft directamente en este enlace en línea.

Los preliminares

Si no está utilizando la plantilla pero empieza de cero, tendrá que seleccionar una fuente y un tamaño de fuente adecuados. En estos días, cuando se envían muchas cartas comerciales por correo electrónico, elija una fuente que se vea bien en el papel y que también funcione bien en el correo electrónico. Georgia o Times New Roman son buenas fuentes de serif para este propósito. Arial , Verdana y Tahoma son fuentes comunes sans serif, aunque el cuerpo del documento que está leyendo aquí no incluye las fuentes sans-serif, por lo que la fuente Arial descrita se muestra como serif y no como sans serif .

Los encabezados de sección en este artículo - Plantilla de carta de negocios para Word; Los preliminares; Partes de una carta comercial : use una fuente sans serif .

Una fuente serif tiene algunos trazos adicionales y se parece a la fuente que se encuentra en los artículos de The New York Times y en muchos otros periódicos diarios, aunque USA Today usa una fuente sans serif .

Para identificar serif de fuentes sans serif, mira de cerca. Cuando mire con atención una fuente serif, verá que todos los trazos verticales tienen "pies", que es un trazo horizontal corto al pie de cada vertical. Una fuente sans serif no incluye esos trazos adicionales. El artículo de Fonts.com en las Referencias analiza con mayor detalle las dos categorías de tipografías.

En cuanto a si debe usar las fuentes serif o sans serif, no hay una regla estricta, pero las fuentes serif se ven más formales. Una fuente serif es ideal para enviar su currículum a un bufete de abogados, por ejemplo. Una fuente sans serif parece más contemporánea, como la que se usaría en un currículum que enviaría a una compañía con un toque joven y contemporáneo, en lugar de una con un toque clásico y establecido.

El tamaño de la fuente es importante: un aspecto demasiado grande, agresivo y demasiado pequeño, es difícil de leer. Tamaño de fuente 12 es un buen compromiso.

En cuanto al espacio, ya sea espacio simple o doble, en la mayoría de los casos, el espacio simple funciona mejor para una carta comercial. Por un lado, el espaciado sencillo facilita el ajuste de la letra en una sola página, lo que siempre es una buena idea cuando se comunica con ejecutivos ocupados.

Partes de una carta de negocios

Una carta comercial profesional a menudo comienza con la fecha en la parte superior, como en el ejemplo de Microsoft. Escribirlo, como ve con este ejemplo, el 7 de marzo de 2018, es más formal que si lo escribiera como: 7/3/2018. Además, si se está comunicando con alguien en el extranjero, siempre escríbalo, como se ve con el 7 de marzo de 2018; de lo contrario, el destinatario podría confundirse con la convención de poner el mes primero.

En muchos países, la convención es escribir el día primero y luego el mes. Usando esas reglas de formato para el 7 de marzo de 2018, vería el 7 de marzo de 2018, y también escrito como 7/3/2018. En los EE. UU., El formato 7/3/2018 significaría el 3 de julio de 2018, no el 7 de marzo de 2018.

Después de la fecha, presione "Enter" al menos una vez, para indicar al menos un retorno de carro entre líneas. Después de eso, deje un retorno de carro para el bloque remitente:

De: ____ (tu nombre)

Tu título

Tu compañía

Nombre

Dirección

Código postal

Después del bloqueo del remitente, presione "Intro" para indicar un solo retorno de carro, luego inserte el bloque del destinatario, que sigue el mismo formato que el bloque del remitente.

En lo que se refiere al espacio, tiene una opción. Si el cuerpo de su carta es corto, puede presionar "Enter" dos o tres veces para indicar dos o tres retornos de carro, de modo que no haga que la carta parezca demasiado corta. Si es una letra más larga, presiona "Enter" dos veces. La idea es que cuando haya terminado la carta, entonces el cuerpo de la carta debe estar visualmente centrado, en la medida de lo posible. A continuación, escribirás:

Estimado destinatario:

Tenga en cuenta que después del nombre del destinatario, utilizará dos puntos, no una coma o un guión. En una carta personal, podría usar una coma, pero en una carta comercial o profesional, usará dos puntos. Luego presione "Enter" para indicar un retorno de carro.

A continuación, viene el cuerpo de la carta. Cuando escriba el cuerpo, tenga en cuenta que los párrafos más cortos son más legibles: no desea abrumar al lector con una enorme cantidad de información. La forma de Microsoft está bien espaciada de esa manera, con las ocho líneas de la carta divididas en tres párrafos cortos.

Después del cuerpo de la letra, presione "Enter" para indicar un solo retorno de carro. Luego, escriba un cierre: a menudo, escribiría un cierre simple, como "Atentamente" o "Atentamente". Evite escribir un cierre personal que escriba solo a amigos o familiares.

A continuación, si está escribiendo una carta de correo postal, presione "Enter" una vez para indicar un retorno de carro único adicional para dejar espacio para su firma. Si está escribiendo un correo electrónico, presione "Enter" dos veces, para indicar dos retornos de carro. Después de eso, escriba su nombre, y después de su nombre, escriba el título de su empresa, como se ve aquí:

Patrick Gleeson

Director