Cómo escribir notas de una reunión de empleados
Los minutos de una reunión de empleados sirven como un registro de la información presentada, así como una referencia para los empleados después de que finalice la reunión. Anotar algunos puntos aleatorios de la reunión no resultará en minutos precisos y útiles. La preparación para tomar notas comienza mucho antes de que comience la reunión. Tener un esquema preparado le permite completar fácilmente los detalles significativos durante la reunión y le brinda un marco organizado para capturar la información.
1.
Desarrollar una plantilla general para todas las notas de la reunión. Incluya espacios para la fecha y hora, propósito, asistentes, presentadores y acciones para la reunión. Ajuste la plantilla principal con información adicional, según sea necesario, para reuniones específicas.
2.
Revise la agenda de la reunión antes de que comience. Rellene la mayor cantidad posible de información en la plantilla según la agenda. Cree una lista de asistentes a la reunión para poder documentar quiénes estuvieron presentes y quiénes tienen tareas que completar en función de las decisiones tomadas en la reunión.
3.
Anote los puntos clave de la reunión. Use abreviaturas y frases cortas que recordará más adelante en lugar de escribir oraciones completas.
4.
Grabe la reunión con una pequeña grabadora si espera muchos detalles significativos. Esto le permite volver más tarde para extraer los detalles clave de sus notas sin ralentizar la reunión.
5.
Haga preguntas para aclarar cualquier punto a medida que avanza la reunión. Esto asegura que sus notas de la reunión sean precisas sin la necesidad de rastrear a los participantes de la reunión más adelante para aclararlas.
6.
Registre los pasos de acción que los empleados deben completar después de la reunión. Incluya quién abordará esos deberes para que todos los que reciban una copia de las actas sepan a quién consultar, si es necesario.
7.
Escriba las notas con su taquigrafía y abreviaturas en oraciones que todos los empleados entiendan. Escribir las notas justo después de la reunión es más efectivo mientras aún pueda recordar detalles. Haga copias si las notas son para su distribución.
Cosas necesarias
- Grabadora
Propina
- Mantenga las notas de la reunión de hecho y breve.
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