Cómo documentar un sistema de ingresos

Un sistema de ingresos se refiere a la forma en que una empresa genera ingresos y cómo viaja a través del sistema contable de la empresa. Un departamento de contabilidad proporciona políticas y procedimientos, así como documentos que describen la funcionalidad del sistema y sus requisitos para el mantenimiento. Mantener estos registros a mano facilita a los contadores cuando tienen preguntas o cuando los nuevos empleados necesitan entender el proceso.

1.

Describir los componentes individuales del sistema de ingresos para la empresa. Estos pueden incluir la creación de facturas, la determinación de opciones de remesas, el procesamiento de pagos, el depósito de pagos, la conciliación bancaria, la facilitación del reconocimiento de ingresos en el sistema contable, el procesamiento de créditos y descuentos, el establecimiento de procedimientos internos de auditoría y control, la gestión de cuentas por cobrar y más. Cree un diagrama de flujo que represente una descripción general de los pasos individuales del sistema de ingresos para incluir en la documentación. Los diagramas de flujo ayudan a visualizar el proceso.

2.

Escriba cada paso del diagrama de flujo en su propia página, proporcionando el detalle de los pasos individuales. Por ejemplo, describa los pasos y procedimientos para generar facturas que generen ingresos para la empresa. Proporcione instrucciones paso a paso para crear facturas de la empresa, incluidas las capturas de pantalla del sistema de contabilidad, el proceso para enviar o enviar las facturas al cliente y los pasos para presentar las facturas después del envío. No dejes nada fuera. Haga esto para cada aspecto del sistema de ingresos.

3.

Detalle los pasos necesarios para procesar los cheques recibidos para el pago. Incluya los procedimientos para procesar los pagos contra las facturas en el sistema e incluya las instrucciones para crear el depósito bancario.

4.

Muestre en la documentación del sistema de ingresos cómo manejar descuentos o créditos contra facturas para garantizar que se registren los montos correspondientes en el sistema. Incluya documentación sobre cómo mantener copias de seguridad de las transacciones registradas.

5.

Escriba las instrucciones sobre la conciliación de los pagos efectuados en el extracto bancario y acceda a la cuenta bancaria en línea para verificarlos.

6.

Describa el proceso para manejar las deudas incobrables o las facturas que se dan de baja porque no se están pagando. Esto puede incluir instrucciones para enviar las facturas a los cobros, si eso forma parte de la política de la compañía.

7.

Revise todos los documentos para verificar que todo esté cubierto. La documentación del sistema de ingresos difiere según la compañía y debe incluir todas las políticas y procedimientos para manejar los ingresos también. Esto puede incluir los títulos de las posiciones que manejan las funciones específicas, los controles internos y más.

Cosas necesarias

• Software de diagrama de flujo