Cómo documentar un plan de proyecto

Los planes del proyecto detallan los recursos necesarios para un proyecto, los costos asociados con él y su cronograma. Mientras que los gerentes de proyecto consideran toda esta información durante el proceso de planificación, los propietarios de pequeñas empresas deben desarrollar un buen sistema para documentar los diferentes aspectos del plan. Las pequeñas empresas suelen tener equipos de proyecto cohesivos que se comunican fácilmente sin documentación detallada, pero para funcionar correctamente, los controles del proyecto y la evaluación del progreso del proyecto requieren documentos objetivos. Tales controles son especialmente importantes para las pequeñas empresas debido a los recursos internos limitados. Los controles efectivos del proyecto basados ​​en documentación precisa llevan a una reducción del riesgo.

Los costos

1.

Identificar las categorías de costos para el proyecto. Enumere los costos de materiales, equipos, servicios, permisos, mano de obra y gestión de proyectos, cuando corresponda. Agregue cualquier otra categoría de costo que se aplique al proyecto en particular.

2.

Crear un sistema de archivo con las categorías de costos correspondientes al proyecto. Identificar las principales partidas de coste que pertenecen a la categoría. Encuentre los costos de cada artículo en los planes del proyecto y documéntelos ingresando el costo detallado en el sistema de archivo.

3.

Ingrese los costos actualizados y reales en el sistema a medida que estén disponibles para cada artículo. Introduzca precios de oferta, costos de orden de compra, facturas y costos finales a medida que avanza el proyecto.

Recursos

1.

Identificar los recursos necesarios para el proyecto a partir de los planes del proyecto. Verifique el sistema de presentación de costos para asegurarse de que tiene cubiertos los costos de recursos. Indique el tipo de recurso, la cantidad necesaria y cuándo la necesita.

2.

Haga coincidir los recursos necesarios con los disponibles de su pequeña empresa o proveedores. En la lista de recursos, agregue desde donde desea suministrar el recurso.

3.

Asigne empleados para cubrir los requisitos de recursos cuando sea posible. Agregar trabajadores contratados cuando sea necesario. Asigne proveedores externos para el trabajo que no puede hacer internamente. Asignar proveedores de material y equipos.

4.

De la lista de recursos, cree un plan de dotación de personal, un plan de suministro de material y un plan de equipo que detalle los suministros respectivos. Actualice estas categorías a medida que los proveedores reciben contratos y los detalles del proyecto cambian. Lleve un registro de las revisiones para mantener la documentación completa del proyecto.

Programar

1.

Utilice un programa de programación de software para documentar el calendario. Utilice el software para preparar un cuadro de Técnicas de evaluación y evaluación de programas. Ingrese los datos de planificación y programación del proyecto del plan del proyecto en el programa de gráficos PERT de acuerdo con las instrucciones del usuario.

2.

Optimice la tabla PERT cambiando la programación para eliminar el tiempo de inactividad, las horas en que la programación no muestra actividad. Utilice el software PERT para identificar la ruta crítica.

3.

Imprima la primera versión de la tabla PERT para mostrar el programa original. Enumere las actividades en el camino crítico como que requieren atención especial, asegurándose de que estén en el buen camino. Después de realizar los ajustes, imprima copias adicionales de la tabla PERT para reflejar los cambios del proyecto.

Progreso

1.

Ingrese los recursos en el programa PERT. Haga que el software vuelva a calcular la tabla PERT para asegurarse de que ha incluido suficientes recursos para completar el proyecto en el programa original.

2.

Usa la tabla PERT para seguir el progreso. A medida que se inicia cada tarea, ingrese el inicio y luego el porcentaje completado en el programa. Imprima los resultados regularmente para documentar el progreso.

3.

Verifique el progreso en comparación con el cronograma original y los costos acumulados para asegurarse de que no haya desviaciones importantes. Haga un seguimiento del progreso y los costos y documente el porcentaje completado y el porcentaje del presupuesto total gastado.