Cómo documentar una brecha de rendimiento y una estrategia de solución

Una empresa obtiene el máximo rendimiento al lograr los mejores resultados posibles del esfuerzo realizado tanto por su personal como por sus procesos. Robert Bacal escribe en "Cómo gestionar el rendimiento: 24 lecciones para mejorar el rendimiento", que el rendimiento se optimiza a través de la implementación de métodos de gestión del rendimiento que identifican las barreras para un rendimiento óptimo, así como el desarrollo e implementación de estrategias de solución para abordar las barreras identificadas.

Actuación

El desempeño de una empresa se mide por su capacidad para lograr los objetivos organizacionales de una manera operativa y financieramente efectiva. El logro de la efectividad operativa y financiera requiere que tanto los procesos de negocios como el producto se adhieran a las líneas de base o estándares conocidos. Dichos estándares garantizan que el trabajo realizado sea preciso, completo y rentable y que el producto producido cumpla con sus especificaciones.

Brecha de rendimiento

Se produce una brecha de rendimiento si el rendimiento actual de un proceso, unidad de trabajo o empleado es diferente del rendimiento deseado, tal como se refleja en las líneas de base o los estándares. Una serie de problemas puede llevar a una brecha de rendimiento, incluida la implementación de una nueva tecnología para la cual los empleados no están capacitados para operar, problemas persistentes con la disponibilidad de componentes clave del producto y la incapacidad de contratar empleados con el conjunto de habilidades requerido para desempeñarse de manera crítica funciones

Análisis de la brecha de rendimiento

La documentación de un análisis de la brecha de desempeño, ya sea que el foco del análisis sea el empleado, la actividad o el proceso, requiere la identificación y el registro de los estándares de desempeño para el empleado, la actividad o el proceso bajo revisión, el nivel de desempeño alcanzado actualmente y la especificación. de la “brecha” entre el nivel de rendimiento actual y el nivel de rendimiento deseado. Las líneas de base de desempeño se determinan al examinar los objetivos organizacionales; las actividades reales que deben realizarse con éxito para alcanzar esos objetivos; los estándares existentes que guían el desempeño de las actividades; las habilidades de los empleados y / o las capacidades operativas requeridas para realizar las actividades; y las limitaciones que pertenecen a las actividades, tales como las regulaciones gubernamentales. Las actividades o procesos que se realizan actualmente se registran, al igual que las capacidades operativas de la organización y los conjuntos de habilidades individuales de los empleados que realizan las actividades. Por ejemplo, para registrar las actividades de los empleados, se puede observar el trabajo, se pueden hacer circular cuestionarios o se pueden evaluar las muestras de trabajo. La "brecha" entre la línea de base de rendimiento y el rendimiento actual se documenta para identificar los problemas que deben abordarse en una estrategia de solución. Dichas deficiencias o necesidades podrían ser el resultado de problemas o déficits, cambios organizativos o mandatos gubernamentales o legislativos. Por ejemplo, la brecha de rendimiento puede ser el resultado de problemas en el proceso de producción o la introducción de nueva tecnología o equipo, lo que podría identificar la necesidad de un nuevo equipo o la capacitación de los empleados.

Estrategia de solución

La documentación de una estrategia de solución requiere la priorización de las necesidades identificadas por el análisis de brechas, la determinación de las causas de los problemas de desempeño, la propuesta de posibles soluciones y una descripción de las consecuencias de implementar y no implementar la estrategia. Las brechas o necesidades se priorizan en términos de impacto en el desempeño de la organización. Las características de la brecha, como el impacto en los costos y el mandato legal, se consideran durante el proceso de priorización. Para las necesidades más críticas, se identifican las fuentes de las brechas. Por ejemplo, si el desempeño laboral es inadecuado, es posible que el empleado no haya recibido la capacitación adecuada. Las posibles soluciones a las necesidades críticas son identificadas y documentadas. La reestructuración organizacional podría abordar problemas con el flujo del proceso. El costo de implementar la solución propuesta se compara con el costo de mantener el status quo para determinar las necesidades y soluciones que se abordarán en la estrategia de la solución.