Cómo documentar los problemas de los empleados y un plan de mejora

La documentación de los problemas de rendimiento de los empleados puede llevar mucho tiempo, y los gerentes de pequeñas empresas que ya están demasiado extendidos pueden cuestionar el valor de la documentación o los planes de mejora del rendimiento. La mayoría de los negocios en los Estados Unidos son a voluntad, lo que significa que un empleado puede ser despedido en cualquier momento por una buena razón, una mala razón o ninguna razón en absoluto. Pero si bien puede parecer que es más rápido y fácil despedir a un empleado, hay beneficios significativos, tanto en términos de dólares, responsabilidad y moral general del empleado, por ayudarlo a mejorar, en cambio.

1.

Mantenga notas sobre cada incidente problemático que haya observado. Incluya detalles de lo que sucedió, dónde y cuándo ocurrió el incidente, si hubo testigos, las consecuencias negativas y la política y los procedimientos violados. Registre los datos estadísticos, o la frecuencia del comportamiento del empleado en comparación con el promedio del grupo de trabajo, si corresponde. Por ejemplo, documente la cantidad de veces que el empleado se retrasó en comparación con la cantidad total de días de trabajo, o la cantidad de errores que comete el empleado en comparación con la cantidad promedio de errores cometidos por los compañeros de trabajo.

2.

Discuta los incidentes de problemas con el empleado: su documentación es inútil si no se actúa o si el trabajador desconoce el problema. Reúnase con el empleado para discutir el problema y envíele una copia de la documentación. Pídale que le explique la razón de la conducta problemática y plantee posibles soluciones con él.

3.

Resume la conversación en un plan de mejora escrito. El plan debe incluir expectativas claras (y cualquier política o procedimiento que rija esas expectativas) y metas a corto plazo. El plan también debe resumir las soluciones de mejora acordadas mutuamente.

4.

Incluir objetivos específicos y medibles con un marco de tiempo para el logro. Por ejemplo: "Reducirá su tasa de error al 5 por ciento o menos para el mes de abril". Especifique fechas para el seguimiento: "Su progreso se revisará mensualmente".

5.

Reunirse con el empleado para revisar su progreso. Ajuste el plan de mejora, si es necesario, y documente tanto los cambios en el plan como la reunión en sí. Si no se logra una mejora sostenida, progrese a formas más severas de disciplina.

Propina

• Documente cada conversación que tenga con el empleado y pídale que firme para recibir el documento. Como alternativa, resuma los problemas menores en un correo electrónico para obtener la fecha y la documentación con fecha y hora.