Cómo documentar a un empleado

La documentación crea un registro del desempeño de un empleado, tanto las contribuciones positivas como negativas a la empresa. La documentación establece una línea de tiempo para problemas de comportamiento y apoya la terminación del empleo, si es necesario, al mostrar que se hicieron intentos para mejorar el desempeño del empleado antes de la terminación. Los registros de los empleados brindan continuidad si el empleado se muda a un departamento diferente o se muda bajo la supervisión de un gerente diferente. Documentar el comportamiento con precisión y sin sesgos es clave para crear registros efectivos de los empleados.

1.

Revisar las políticas establecidas de la empresa en la documentación de los empleados. Siga el procedimiento establecido en la política si corresponde.

2.

Anote los incidentes específicos que involucran al empleado en su archivo. Documente los hechos del incidente, incluyendo lo que llevó a la situación, las acciones del empleado y los efectos resultantes. Por ejemplo, si el empleado no se presentó para trabajar sin llamar, los efectos podrían haber sido la incapacidad del equipo para finalizar un proyecto del que era parte.

3.

Feche cada entrada para mostrar una cronología cronológica de las acciones notables del empleado. Agregue la hora del día si esa información es relevante.

4.

Documente cualquier acción disciplinaria que haya ocurrido, si es necesario. Incluya los pasos que tomó y la reacción del empleado, teniendo cuidado de declarar la información de manera objetiva sin agregarle emoción.

5.

Anote los pasos que toma para ayudar a la empleada a cambiar su comportamiento. Esto podría incluir revisar las políticas de los empleados relevantes con ella, enviarla a capacitación o crear un plan de acción para que mejore.

6.

Pregúntele al empleado por su perspectiva sobre la situación o su razonamiento para sus acciones. Incluir esa información en los registros. Por ejemplo, si se presentó una hora tarde, pregúntele por qué y documente su razón.

7.

Haga un seguimiento de la documentación a intervalos regulares para registrar si el empleado progresa. Incorpore un desempeño positivo cuando sea relevante para que la documentación describa con precisión las habilidades y acciones del empleado.

Advertencia

• Nunca incluya ataques personales, comentarios discriminatorios o información similar a la documentación, ya que se deja abierto a acciones legales. Apegarse a los hechos y observaciones sobre el empleado en lugar de rumores o suposiciones.