Pautas para los procedimientos operativos estándar

Su nueva compañía es su hijo del cerebro, y en verdad, debe tratarlo como si fuera uno de sus propios hijos. Fomente su crecimiento y mírelo de cerca para asegurarse de que va en la dirección correcta. Además, su negocio, como un niño, necesita una estructura y un ejemplo a seguir. Puede satisfacer esta necesidad estableciendo un conjunto de procedimientos operativos estándar.

Identificación

La Agencia de Protección Ambiental (EPA, por sus siglas en inglés) define los procedimientos operativos estándar como "un conjunto de instrucciones escritas que documentan una actividad rutinaria o repetitiva seguida por una organización". Los gerentes generalmente presentan procedimientos operativos en formato escrito para que los empleados y gerentes hagan referencia y el documento puede pasar por una serie de actualizaciones a medida que la empresa y el entorno empresarial cambian.

Los tipos

El propietario del negocio puede establecer un conjunto de procedimientos operativos estándar para cubrir casi cualquier aspecto del negocio relacionado con actividades repetitivas. Por ejemplo, el proceso de fabricación requiere un conjunto estricto de procedimientos operativos para garantizar que productos idénticos salgan de la línea de montaje a tiempo y en buenas condiciones. Los empleados responsables de pedir suministros para la empresa lo hacen de acuerdo con los estándares y requisitos de la empresa. Además, los trabajadores del departamento de envíos de la compañía pueden tener un conjunto de procedimientos para guiar el proceso de empaquetar los artículos, etiquetarlos y prepararlos para el envío.

Beneficios

Los procedimientos operativos estándar ayudan a garantizar un alto nivel de calidad para las operaciones comerciales tras bambalinas, además de los productos o servicios reales ofrecidos por la empresa. La presencia de un conjunto de procedimientos operativos de la compañía le da a los empleados, clientes y proveedores más confianza en la profesionalidad de la compañía. Un manual de procedimientos por escrito también es una herramienta de capacitación que los gerentes de la compañía pueden utilizar para que el proceso de capacitación para nuevos empleados sea más eficiente y exhaustivo.

Pautas

Depende del propietario de la empresa decidir cómo organizar sus propios procedimientos operativos estándar personalizados, pero las secciones comunes incluyen el alcance (propósito y descripción del procedimiento), resumen del proceso para completar el procedimiento, aclaraciones, advertencias, responsabilidades del personal, equipo se requiere, y finalmente, una lista detallada del procedimiento paso a paso. Un manual escrito también debe contener información sobre el compromiso de la compañía con la calidad y los procedimientos de control de calidad correspondientes.

Implementación

Después de escribir los procedimientos operativos estándar, el siguiente paso es implementar el procedimiento. Distribuya la información a todas las partes involucradas y responda cualquier pregunta relacionada con el procedimiento. Después de la implementación, revise las operaciones periódicamente para asegurarse de que todos los trabajadores sigan las pautas y luego realice los ajustes necesarios.