Pautas para hacer una invitación profesional y efectiva de negocios

Existen numerosas ocasiones en las que su empresa puede necesitar invitar a clientes, prospectos o clientes a un evento de negocios, como una casa abierta, una fiesta, un evento de medios o el lanzamiento de un nuevo producto. Extender su invitación de manera profesional puede ayudar a asegurar una buena participación y ser un reflejo positivo de cómo su negocio se presenta al público.

Ser sucinto

Escriba su invitación de manera clara, concisa y breve para captar la atención del lector y transmitir de inmediato los detalles pertinentes del evento. Siga el formato básico de quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Considere un título introductorio que anuncie el evento seguido de viñetas que incluyan la hora, la fecha y la ubicación. Su invitación debe estar impresa en papelería de la empresa. O, como mínimo, incluya el logotipo de su empresa y los colores de su empresa para reforzar su marca.

Proporcionar detalles convincentes

Dale a la gente una razón para asistir. Incluya los detalles pertinentes relacionados con el potencial de redes, un “adelanto” de un nuevo producto, la oportunidad de ganar premios o de disfrutar de la comida o el entretenimiento. Si hay un orador prominente o un invitado destacado, incluya una breve reseña. Esto promueve a sus invitados, así como proporciona incentivos para que las personas asistan a su evento.

Detalle precio

Si hay una cuota de inscripción asociada con su evento empresarial, infórmeselo a los invitados en la invitación. Por ejemplo, proporcionar el precio por persona o por una mesa. Dar a los huéspedes una factura en la puerta puede ser vergonzoso y perjudicial para los negocios si los invitados creen que los está tratando a lo que es esencialmente un evento de recaudación de fondos.

Incluir información de contacto

Hágales saber a sus invitados si es un RSVP si es necesario y la fecha en que necesita una respuesta. Permita que las personas respondan por teléfono o correo electrónico o, si se trata de un evento formal, incluya una tarjeta de respuesta con sello y dirección propia. Sea específico al notar si los invitados pueden traer un invitado propio. Si debe seguir un código de vestimenta, como formal o formal, incluya detalles para que los invitados estén preparados y no aten sus líneas telefónicas en busca de detalles.

Doble verificación

Revise su invitación para asegurarse de que todo sea correcto: puede causar una mala impresión al omitir detalles importantes, emitir una invitación con errores tipográficos o, lo que es peor, dar información incorrecta a los invitados. Asegúrese de tener en cuenta el tiempo suficiente para que sus invitaciones se escriban, diseñen, impriman, dirijan y envíen por correo. Los invitados deben recibir sus invitaciones al menos dos semanas antes del evento. Dejar las cosas al último minuto puede resultar en una baja participación.