Cómo establecer una agenda de reunión

Según Scott Snair, autor de "Stop the Meeting I Want to Off Off", un gran porcentaje de las reuniones de oficina son improductivas y están fuera de foco debido a la falta de pensamiento que implica la preparación de sus agendas. Ya sea que sus propias conferencias se lleven a cabo rutinariamente por costumbre o improvisadas en respuesta a las crisis emergentes, establecer una agenda de reunión dará sus frutos con mayor eficiencia y mayor moral.

1.

Defina el objetivo de su reunión para determinar si es sensible al tiempo y realmente necesario. Los ejemplos de los objetivos de la reunión incluyen informar sobre el estado del proyecto, aportar ideas nuevas y soluciones a los problemas existentes, gestionar el control de daños, introducir nuevas políticas, realizar asignaciones de tareas y celebrar audiencias administrativas relacionadas con acciones disciplinarias. Cree un esquema y asigne a cada tema un título seguido de un breve resumen. Ejemplo:

Pasar sin papel: identificar objetivos de transición, problemas de seguridad y capacitación del personal.

2.

Identifique por nombre a las personas que tienen algo de sustancia para contribuir a los temas de su agenda para que entiendan lo que se espera de ellos. Para un informe de estado del proyecto, por ejemplo, es probable que solo necesite al gerente del proyecto como portavoz y no a todos los miembros de su equipo. Si el propósito de la reunión es generar ideas para una nueva política, los participantes de la reunión serán aquellos que mejor representen los intereses y sentimientos de las clasificaciones de trabajo específicas o los departamentos que se verán afectados.

3.

Determine la cantidad de tiempo necesario para abordar cada uno de los temas en su lista. Las actualizaciones de estado, por ejemplo, podrían requerir solo 10 minutos para cada participante, especialmente si sus reuniones se realizan semanalmente o mensualmente y todos están familiarizados con los conceptos básicos de los diversos proyectos. Ponga sus temas de mayor prioridad en primer lugar en la agenda en caso de que las discusiones se ejecuten en los intervalos de tiempo asignados y la reunión deba continuar más tarde o en una fecha posterior. Cuando sea práctico, incluya un espacio para "otros negocios" al final de su agenda para cualquier tema que los participantes deseen discutir que no se ajuste a las categorías de temas existentes.

4.

Decida si los materiales complementarios para su reunión deben distribuirse y leerse antes de la reunión o entregarse a la llegada de todos. Haga referencia a estos elementos en la agenda para que los participantes comprendan su relevancia para los temas en discusión.

5.

Establezca una fecha, hora y lugar para su reunión, y coloque esta información en un lugar destacado en la parte superior de la agenda de la reunión. Distribuya su agenda con la suficiente antelación para que los participantes tengan tiempo de prepararse, pero no tanto como para dejarla de lado y olvidarse de ella. Si es apropiado, envíe recordatorios el día anterior.

Propina

• Siempre pregúntese si una reunión es la forma más efectiva de comunicar información y recibir comentarios.